Các phần mềm robot như Apple Siri, Microsoft Cortana, drones, xe tự lái – giờ đây đang trở nên ngày càng phổ biến. Điều này cho thấy robot đang tạo thành một lực lượng lao động toàn thời gian (Full-time equivalent – FTE) ảo làm thay đổi quy trình làm việc. Bắt kịp xu hướng của thế giới, FPT Software đã nghiên cứu và cho ra đời sản phẩm akaBot – giải pháp RPA toàn diện cho doanh nghiệp; giúp tự động hóa các quá trình hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

Phần mềm RPA (Robotic Process Automation, tạm dịch là tự động hóa quy trình bằng robot) được đào tạo có thể hiểu các quy trình cụ thể, tự động xử lý các giao dịch, thao tác dữ liệu, phản ứng kích hoạt, và giao tiếp với các hệ thống khác khi cần thiết. Công nghệ này được thiết kế để giảm thiểu hoặc loại bỏ sự cần thiết của việc hỗ trợ IT từ bên ngoài, rút ngắn công việc, cơ sở hạ tầng từ xa và back-office.

akaBot – Giải pháp RPA toàn diện cho doanh nghiệp

akaBot là một phần trong hệ sinh thái akaMinds của FPT, akaBot ra đời để mạng lại lợi ích cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng, cụ thể: tiết kiệm chi phí, tăng năng suất, giảm thiểu sai sót, tăng khả năng mở rộng các nghiệp vụ hiện có. Bằng cách bắt chước các hành động, tác vụ lặp đi lặp lại và sử dụng nhiều nguồn lực của doanh nghiệp; akaBot giúp tự động hóa các quá trình trong nhiều lĩnh vực khác nhau: Ngân hàng, bảo hiểm, bản lẻ, vận tải, sản xuất…

akaBot kết hợp với các nền tảng AI có thể được coi là một trong những nền tảng tiên phong, mở đường trong hành trình chuyển đổi số. akaBot rất dễ cài đặt, triển khai và với các triển khai nhỏ thậm chí có thể không cần đến chuyên gia hoặc trợ giúp từ nhà cung cấp. RPA đặc biệt không yêu cầu kiến trúc lại các hệ thống hiện có từ đó mang lại ROI nhanh và hiệu quả cao.

akaBot được xây dựng với kiến trúc riêng cho các cấp độ doanh nghiệp và chuyển đổi số thông minh với 3 tính năng chính: akaBot Studio, akaBot Center, akaBot Agent.

 3 tính năng chính của akaBot.

akaBot Studio – Công cụ toàn diện và dễ dàng tạo robot

akaBot Studio được thiết kế dựa trên đồ họa trực quan và không yêu cầu những kĩ năng code đối với người dùng. Thậm chí một nhân viên có trình độ kĩ thuật không tốt vẫn có thể sử dụng một cách dễ dàng.

Khi tạo ra một quy trình, chúng ta thường sẽ cần tự động hóa những công việc tương tự. Trong trường hợp này, akaBot Studio có thể giúp các nhà phát triển tạo ra những quy trình có thể ứng dụng trong nhiều luồng khác nhau. Đồng thời có thể thêm nó vào thư viện trung tâm để dễ dàng sử dụng lại. Ngoài ra, với akaBot Studio các phần của quy trình có thể được chia sẻ giữa các nhóm và dự án, phù hợp với thực tế có nhiều tác giả cùng hợp tác trong một quy trình làm việc.

akaBot Center – Tập trung hóa quản lí bot

akaBot Center giúp quản lý và thông báo dựa trên web tập trung; giám sát, ghi nhật ký và kiểm soát các akaBot Agent; thực hiện công việc lên lịch thông minh, quản lý bảo mật và tích hợp API của bên thứ 3.

akaBot Agent – Trợ lí ảo bí mật

akaBot agent được thiết kể để hỗ trợ nhân viên trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt những công việc cần sự tương tác của con người. Với những hoạt động không có sự tương tác của con người, có thể được lên lịch tự động để tối đa hóa chi phí và hiệu suất của các hoạt động tại văn phòng.

Cụ thể, akaBot sẽ tiến hành triển khai các công việc:

Quy trình triển khai của akaBot Agent.

Những bài toán ứng dụng thực tế của akaBot

Những năm gần đây, akaBot đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong công cuộc xây dựng nền tảng số. Đơn cử là trong lĩnh vực ngân hàng, chia sẻ dữ liệu, bảo hiểm, viễn thông.

Tự động hóa quy trình hoạt động

Trước kia, trong lĩnh vực ngân hàng, khách hàng phải tự thực hiện bằng tay hơn 1000 giao dịch mỗi ngày. Đây là việc làm có năng suất thấp bởi việc làm thủ công này rất dễ gây ra sai sót và tốn thời gian thực hiện. Bên cạnh đó, việc cập nhật hệ thống hiện tại lại rất phức tạp và tốn kém chi phí.

Quy trình tự động hóa hoạt động của ngân hàng.

Giải quyết vấn đề này, FPT đã phát triển ứng dụng nền tảng akaBot và akaOCR để hỗ trợ việc tự động thực hiện quá trình thanh toán, bao gồm xác nhận dữ liệu, thực hiện giao dịch và lưu trữ dữ liệu. Ứng dụng tự động hóa các quá trình mà không tác động đến bất kì hệ thống IT đang vận hành của ngân hàng.

Mô hình xử lí dữ liệu.

Từ đó cải thiện hiệu quả và năng suất bằng việc giảm 40% FTE, rút ngắn 80% thời gian xử lý, giảm thiểu 50% sai sót. Tăng hiệu quả chăm sóc khách hàng khi họ có thể chuyển tiền 24/7.

Giảm thiểu nguồn nhân lực

Quy trình xử lý các yêu cầu nôi bộ như IT, nhân sự, kế toán… của doanh nghiệp với hơn 300.000 yêu cầu mỗi năm đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Tương tự, dữ liệu đầu vào cũng không thể được sử dụng tiếp nhưng vẫn phải nhập liệu lại; việc nhập liệu vào hệ thống một cách thủ công rất tốn thời gian mà lại không thể theo dõi trạng thái các yêu cầu.

Với sự trợ giúp của akaBot để nhận dữ liệu đầu vào cho từng hệ thống, tự động điền dữ liệu yêu cầu vào mẫu, vận hành định kì để kiểm tra trạng thái yêu cầu và gửi thông báo tư vấn cho người dùng.

akaBot tự động xử lí dữ liệu.

Tự động hóa các quy trình này giúp giảm 40% thời gian xử lí và 30% nguồn lực con người, đồng thời tối giản những lỗi do con người xuống còn 1%, giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Nhập liệu tự động

FPT đã có được 2 dự án với hai khách hàng lớn trong lĩnh vực bảo hiểm và viễn thông của Nhật. Khách hàng muốn tự động hóa việc thu thập và nhập dữ liệu trong quá trình tạo thủ công bằng cách sử dụng giao diện “Đặt hàng” trong Hệ thống Quản lý Nhà cung cấp Bảo hiểm (Insurance Vendor Management System), với khoảng 20% đơn đặt hàng đến hệ thống VMS theo cách này.

Công cụ tự động hóa quy trình tự động (UIPath Studio) được sử dụng để đọc thông tin đặt hàng trong tệp CSV (Comma Separated Values) mở giao diện người dùng “Đặt hàng” của Hệ thống quản lý người bán hàng và sau đó nhập thông tin đơn đặt hàng vào các trường tương ứng trong màn hình “Đặt hàng” và nộp đơn đặt hàng.

Việc này giúp giảm chi phí FTE, giảm lỗi của con người, nâng cao hiệu suất bằng lao động làm việc ảo; cải thiện hiệu suất của nhân viên bằng cách tập trung vào việc nâng cao dịch vụ khách hàng.

Bên cạnh đó, FPT đã thực hiện một số PoC case studies ứng dụng RPA và AI như tự động nhập liệu cho đại lý bảo hiểm, đối chiếu tài khoản, tự động quy trình on-board cho nhân viên mới, tự làm tái ký hợp đồng, mua hàng, nhận mail và phân loại tự động, báo cáo tổng kết lương tự động, tự động quy trình tài chính kế toán, và tính toán chi phí đi lại.

RPA đã không còn là “nếu” mà là “khi nào”

Hiện nay RPA đã được ứng dụng ở hàng loạt các lĩnh vực và doanh nghiệp để cải thiện tốc độ, chất lượng và độ đồng nhất của dịch vụ.

Những quy trình chỉ con người thực hiện được sẽ dần giảm đi khi trí tuệ nhân tạo và khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu ngày càng phát triển và được cải thiện. Việc giám sát hoạt động, lỗi và rủi ro sẽ dần được tự động hóa. Các quy trình trong quản lý từ xa của IT, hồ sơ kiểm toán, an ninh và những lĩnh vực khác có thể được giám sát, theo dõi và xử lý nhanh chóng hơn nhờ RPA. Đặc biệt với chức năng IT, RPA có thể cải thiện khả năng vận hành dịch vụ và giám sát các thiết bị mạng.

Có thể nói RPA đang tạo ra cuộc cách mạng hoá cách chúng ta nghĩ và quản trị các quy trình làm việc. RPA không chỉ đem lại tác động tích cực trong vận hành doanh nghiệp, mà còn đem lại nhiều lợi ích về nguồn lực, chi phí và lợi nhuận.

RPA đã không còn là “nếu” mà là “khi nào”.

Hiện tại vẫn đang là bình minh của công nghệ tự động hóa. Do đó, đôi khi những ảo tưởng có thể sẽ vượt qua thực thế. Nhưng chúng ta hãy cùng trông đợi những đột phá mới của RPA trong năm 2019.

Bùi Đình Giáp, Vũ Hồng Chiên – FPT Software
Thảo Nguyên

Tin liên quan:
  • 156
    Shares