Trước đây, thời gian thực hiện việc đo lường năng suất dự án trung bình là 1 tháng/lần, bởi công việc này khiến PM và đội dự án tốn rất nhiều thời gian trong việc thu thập và xử lý dữ liệu. Giờ đây, akaPerman – công cụ được phát triển bởi đội dự án IVS.Z1 (FPT Software) sẽ giúp giải quyết mọi vấn đề trong đo đạc năng suất.

akaPerman là một framework tiếp cận đi kèm các tool, với nhiệm vụ chính là giải quyết vấn đề đo đạc năng suất của các dự án, giúp thỏa mãn các tiêu chí: trả kết quả thật nhanh, real-time, tiết kiệm tối đa chi phí, đảm bảo sự chính xác cần thiết nhưng vẫn tiết kiệm được effort cũng như các công đoạn thông báo, đo đạc data.

Với akaPerman, việc đo đạc và quản lý năng suất của dự án không còn mất nhiều thời gian như trước kia. Đặc biệt, akaPerman dễ dàng trả lời được các câu hỏi về chỉ số năng suất real-time cho mỗi dự án, thậm chí là các chỉ số của từng cá nhân theo ngày.

Câu chuyện quản trị năng suất chưa bao giờ là dễ dàng!

Chia sẻ câu chuyện thực tiễn trong những dự án từng tham gia, tác giả Vũ Trần Hoàng hồi tưởng về những ngày tháng “loay hoay” đi tìm nguyên nhân đã gây nên khó khăn trong việc quản trị năng suất của một dự án 70 người đang trên đà tăng trưởng. Theo anh, với dự án 70 người, số lượng data rất lớn với nhiều khối chức năng đan xen, tồn tại song song đã khiến cho việc tổng hợp và phân tích trở thành bài toán khó. Để giải quyết bài toán trong việc đo đạc KPI, anh đã nghĩ về một mô hình tiếp cận theo một hướng khác đáp ứng các yêu cầu về thời gian thực, đơn giản, dễ thu thập và tiết kiệm thời gian.

Khởi đầu từ đây, anh và đồng đội đã xây dựng và phát triển akaPerman để tìm ra lời giải cho việc số hóa đo đạc năng suất. akaPerman giúp dự án số hóa được cụ thể data, làm data trở nên có ý nghĩa, đơn giản hóa được bước đo đạc năng suất, tiết kiệm thời gian của người đo đạc và người submit data, ngoài ra còn trả lời được các câu hỏi về mặt năng suất real-time cho mỗi dự án.

Để chuẩn bị cho bước ngoặt này, đội dự án akaPerman đã trải qua quá trình nghiên cứu để tạo ra framework dùng trong đo đạc năng suất. Framework này không chỉ phù hợp với các dự án testing mà cả những dự án development cũng có thể ứng dụng được.

“Hơn 2 tháng phát triển, cùng sự nỗ lực thử nghiệm của hàng loạt các dự án trong đơn vị IVS trong nhiều tháng tiếp theo để akaPerman có thể đưa ra version đầu tiên như hôm nay”, tác giả Vũ Trần Hoàng (IVS.Z1) chia sẻ.

akaPerman – Lời giải hoàn hảo và toàn diện cho bài toán đo đạc năng suất

Hơn 17 Man Months (tháng công) là số effort  mà dự án tiết kiệm được với akaPerman. Đây cũng chính là nhân công (effort) mà đáng ra đội dự án sẽ phải mất thêm nếu đo đạc bằng các phương pháp thông thường. Qua các công đoạn so sánh, tỷ lệ % effort mà akaPerman giúp các dự án tiết kiệm lên đến 10% số nhân công.

Biểu đồ thể hiện dữ liệu năng suất của từng members được đo theo thời gian thực và dễ dàng tổng hợp nhờ akaPerman.

akaPerman đáp ứng được việc đo đạc năng suất của từng members, từ đó cũng có thể so sánh năng suất của các member với nhau và của member so với plan. akaPerman được thiết kế để đo đạc năng suất:

  • Theo tổng quan của toàn team;
  • Theo từng ngày;
  • Chia nhỏ đến từng member;
  • Với từng các loại Chức năng/ module theo tùy biến của PM;
  • Trong từng thời đoạn tuỳ chỉnh.
Biểu đồ thể hiện dữ liệu đo đạc năng suất members theo ngày nhờ akaPerman.

Trong quá trình đo đạc, có một vấn đề được rút ra là: bản thân mỗi thành viên trong dự án đều mong được có những con số KPI cụ thể để biết được họ đang ở đâu. Điều này giúp giải quyết 2 vấn đề:

  • Đội ngũ quản lý (leader) dễ dàng có những quyết định chính xác hơn trong quá trình thực hiện đánh giá các thành viên của dự án.
  • Các thành viên của các dự án cũng cần có sự đua tranh rất lành mạnh để giúp họ không ngừng cải thiện năng lực chuyên môn, cải thiện các chỉ số cá nhân

Thực tế cho thấy, các dự án sử dụng akaPerman với những đánh giá dựa trên các chỉ số năng suất khách quan thì mức độ cầu thị, hay sự phấn đấu của các thành viên của thành viên tham gia dự án được thể hiện rõ ràng.

akaPerman phù hợp với mọi loại dự án, đặc biệt với những dự án lớn cần nhiều effort. Cụ thể các leader sẽ dễ dàng để làm rõ yêu cầu cũng như kiểm soát các giá trị năng suất của dự án. Bên cạnh đó, các thành viên trong dự án cũng hoàn toàn tự tin sử dụng akaPerman để đáp ứng các yêu cầu về mặt năng suất một cách đơn giản, không mất sức và khoa học.

Theo anh Hoàng, thời gian để có thể hoàn tất việc cài đặt và bắt đầu tiếp cận đo đạc nhờ akaPerman là từ  1 đến 3 tuần tùy theo quy mô của dự án, chi phí liense không quá cao cũng là một trong những điểm cộng của akaPerman.

Cải tiến và nâng cao năng suất là yếu tố sống còn của mỗi doanh nghiệp, nhất là trong bối cảnh “bình thường mới”, đòi hỏi các doanh nghiệp cần đột phá để tạo nên thành công. Ứng dụng công nghệ giúp nâng cao hiệu suất lao động, tối ưu quy trình vận hành và tiết kiệm thời gian, chi phí là những mục tiêu mà mọi doanh nghiệp đều đang hướng tới trên hành trình trở thành doanh nghiệp số.

Thảo My

Tin liên quan: