Building Data Culture – Công cụ hỗ trợ ra quyết định

224

BI – Business Intelligence có nhiều cách định nghĩa khác nhau, mỗi cách phản ánh một công dụng hoặc một đặc trưng nổi bật của BI. Các công dụng của BI từ khai phá dữ liệu, phân tích, đo lường hiệu quả đều hướng tới mục tiêu cuối cùng – hỗ trợ việc ra quyết định.

Một quy trình ra quyết định thông thường được thể hiện trong hình sau:

BI và sự chuyển dịch non-technical

Lịch sử hình thành và phát triển của các công cụ BI gắn liền với khoa học máy tính và nhu cầu khai phá thông tin của con người.

Giai đoạn BI 1.0 kéo dài từ cuối những năm 1990 đến đầu những năm 2000.

BI 1.0 gần như tập trung vào khâu xử lý dữ liệu. Trong giai đoạn này khả năng biểu đồ hóa và phân tích dữ liệu trên các công cụ BI chưa được chú trọng và khai thác.

BI 1.0 được coi là một khái niệm “xa xỉ” do hai nguyên nhân chính: Chi phí triển khaihiệu quả khai thác.

Chi phí triển khai gồm bản quyền phần mềmdịch vụ triển khai. Với dịch vụ triển khai, đòi hỏi nhân viên triển khai phải có kiến thức rộng về cả CNTT và khai thác phân tích dữ liệu, nên nguồn lực triển khai BI không nhiều. Do đó chi phí triển khai tăng lên.

Nguồn lực sử dụng BI để phân tích là hữu hạn. Vì hệ thống BI này chỉ có thể sử dụng bởi những cá nhân được đào tạo về CNTT, có kiến thức về xử lý và phân tích dữ liệu. Trong khi, chu trình về nhu cầu phân tích là vô hạn. Bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu, tổng hợp nó thành báo cáo, dựa trên báo cáo để ra quyết định và hành động. Sau khi hành động ra kết quả, sẽ lại phát sinh nhu cầu phân tích mới và chu trình lặp lại.

Một tổ chức càng có nhiều yêu cầu về báo cáo và phân tích thì luồng thông tin sẽ càng bị tắc như một chiếc phễu với cổ phễu chính là bộ phận IT. Để có một báo cáo phục vụ nhu cầu ra quyết định, người yêu cầu sẽ bắt buộc phải đợi trung bình từ 2 đến 3 tuần. Và việc này khiến cho hệ thống BI không hiệu quả.

Giai đoạn BI 2.0 bắt đầu từ cuối những năm 2000, khi sự phát triển của Internet và Web 2.0 mở ra một khối lượng thông tin cực kỳ lớn và kéo theo nhu cầu phân tích dữ liệu tăng mạnh cho tất cả các bộ phận chứ không chỉ tập trung trong C-level như trước.

Mọi đối tượng là IT và không phải là IT đều có thể vận hành hệ thống BI giai đoạn này, cho phép người dùng có thể tự khai phá dữ liệu tìm kiếm các câu trả lời một cách trực tiếp không thông qua cơ chế hàng đợi như giai đoạn 1.0.

TABLEAU BI – DATA ROCKSTAR

Cùng với xu hướng Modern BI 2.5, Tableau BI được coi là một trong những giải pháp tiên phong với những tính năng vượt trội. Tableau BI nổi bật với bộ giải pháp thích hợp cho mọi loại mô hình tổ chức và nhu cầu người dùng. Với 6 nhóm chức năng bao phủ các yêu cầu. Tableau BI cũng hỗ trợ nhiều mô hình cài đặt và các phương thức mở rộng giúp tổ chức có những lựa chọn dễ dàng theo từng thời điểm phát triển.

Từ phiên bản 2018, người dùng không còn cần thiết phải lo lắng khi dữ liệu lưu trữ phân tán trong doanh nghiệp mà chỉ đơn giản với việc kéo và thả, nguồn dữ liệu sẽ được hợp nhất và chuẩn hóa sẵn sàng đưa vào phân tích. Với Tableau Prep, tham vọng của Tableau là tạo nên một công cụ ETL cho người dùng không nhất thiết phải là IT.

Với chặng đường 10 năm phát triển, từ một dự án của trường đại học Stanford, Tableau đã phát hành 21 phiên bản cho sản phẩm Tableau Desktop, không ngừng cập nhật các tính năng.

Tableau Desktop là cái tên nổi bật trong các nền tảng BI khi có thể dung hòa được 3 yếu tố: Cơ sở dữ liệu (Database), Khoa học về hành vi người dùng với máy tính (Human Computer Interaction) và Đồ họa (Computer Graphic).

Thật khó tin khi chỉ bằng 2 – 3 lần click chuột hoặc kéo một trường thông tin từ danh sách các chiều phân tích, người dùng đã có ngay một báo cáo đầy ấn tượng. Đối với Tableau, thay vì tập trung suy nghĩ về việc hiển thị một nội dung dữ liệu như thế nào là tối ưu, người dùng chỉ cần thực sự tập trung vào nhu cầu dữ liệu của mình. Tất cả các vấn đề khác bao gồm: lựa chọn kiểu hiển thị tối ưu, phối màu tối ưu, gợi ý phân tích Tableau Desktop hoàn toàn thực hiện cho bạn. Tableau là lời giải cho bài toán về vòng lặp nhu cầu báo cáo vô hạn của BI 1.0.

Đặc tính của thông tin là tính thời điểm. Một thông tin chỉ đúng trong một khoảng thời gian ngắn hạn. Do vậy việc truy xuất hệ thống báo cáo mọi lúc, mọi nơi dưới mọi loại thiết bị là nhu cầu bắt buộc với BI 2.5. Nhu cầu này được xử lý đầy linh hoạt với sản phẩm Tableau Server. Người dùng sau khi tạo báo cáo trên Tableau Desktop có thể xuất bản lên Server và lưu trữ tại đó. Bất cứ user nào được phân quyền có thể truy cập để xem báo cáo mọi lúc, hoặc thiết lập các cảnh báo để gửi về thiết bị di động theo các nhu cầu quản lý riêng.

Theo tạp chí nổi tiếng The Economist, nguồn tài nguyên quý giá nhất của thế giới không còn là dầu nữa, mà là dữ liệu. Với BI, các tổ chức có trong tay một công cụ cho phép khai phá nguồn dữ liệu quý giá nhất và tạo nên tiền đề để có thể bước nhanh hơn trong môi trường cạnh tranh.

“Nguồn tài nguyên quý giá nhất của thế giới không còn là dầu nữa, mà là dữ liệu” -The Economist

Triển khai TABLEAU BI

Từ năm 2017, Tableau cùng FPT IS đã tổ chức nhiều hoạt động như hội thảo, workshop cho các doanh nghiệp Việt Nam có cơ hội tiếp cận với Tableau BI đồng thời trải nghiệm sản phẩm.

Với mô hình hướng đến mọi loại hình tổ chức doanh nghiệp, Tableau có phương pháp luận triển khai linh động, gọn gàng với trọng tâm giúp người dùng tự vận hành và khai thác được hệ thống (Self-Service). Chi phí triển khai cho Tableau BI cũng hợp lý. Hơn thế nữa, tổ chức có thể điều chỉnh số lượng user tùy theo số lượng người dùng và số tháng cần sử dụng. Điều này giúp giảm gánh nặng về chi phí license.

Dựa trên kinh nghiệm triển khai BI nói chung và Tableau BI nói riêng, các bước cần thiết mà doanh nghiệp thực hiện để có thể triển khai thành công Tableau bao gồm:

  • Đào tạo người dùng về giải pháp.
  • Xác định được nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.
  • Chuẩn bị nguồn dữ liệu theo nhu cầu KPI.
  • Trực tiếp sử dụng Tableau biểu đồ hóa dữ liệu, phân tích, ra quyết định rồi lặp lại vòng chu kỳ.

Tổng kết

Với BI, chìa khóa quan trọng nhất để thành công là xây dựng được văn hóa dữ liệu. Văn hóa dữ liệu gắn liền với tư duy phản biện. Trước bất cứ một nội dung thông tin, từng cá nhân trong tổ chức phải có suy nghĩ phản biện về thông tin đó. Đây chính là khởi nguồn cho nhu cầu tìm kiếm khai thác và phân tích thông tin để ra quyết định.

Tất nhiên, xây dựng văn hóa là một quá trình lâu dài với nhiều bước trong lộ trình. Tuy nhiên các tổ chức cần thực hiện sớm và hãy bắt đầu từ việc nhỏ nhất. Ngay bây giờ hãy trang bị cho người dùng trong tổ chức một công cụ để phân tích dữ liệu và chỉ cho họ cách thức tiếp cận vấn đề. Việc gieo xuống nhiều mảnh rừng nhỏ sẽ là tiền đề cho cả một cánh rừng rộng lớn.

Trần Thái Giang – FIS ERP HN

Tin liên quan:
  • 12
    Shares