“Đất nước Bengal” giải các bài toán ngành Điện bằng ERP

326

ERP trở thành một trong các giải pháp hữu hiệu giúp Chính phủ Bangladesh nâng cao khả năng sản xuất và quản lý ngành Điện. Hai dự án ERP đang được triển khai cho Công ty Truyền tải Gas và Tổng công ty Phát điện Bangladesh đều do FPT IS triển khai và sử dụng giải pháp của SAP.

Thay đổi sau 13 năm đuối… điện

Bangladesh – đất nước của hổ Bengal và hoa súng được xem là quốc gia có nền kinh tế phát triển “nóng”, nhưng khoảng cách giàu nghèo lại rất lớn. Những lợi ích do quá trình phát triển kinh tế đem lại không cải thiện đáng kể mức sống trung bình của phần đông người lao động nơi đây. Vì thiếu điện trầm trọng, người dân Bangladesh vốn nghèo lại càng khó khăn hơn, khi phải xoay xở cân đối chi tiêu mỗi khi giá điện tăng cao. Trong vòng 13 năm qua, trung bình mỗi năm giá điện tại Bangladesh tăng 6%, là gánh nặng thường trực cho cả người dân và Chính phủ.

Trước thực trạng đó, Ngân hàng Thế giới đã tài trợ cho Chính phủ Bangladesh hàng trăm triệu USD để tăng cường năng lực cung ứng và sản xuất điện cho 3 công ty thuộc Bộ Năng lượng và Khoáng sản Bangladesh. Đó là: Công ty Truyền tải Gas (GTCL) – một trong những nơi cung cấp nguyên liệu đầu vào cho sản xuất điện; Tổng công ty Phát điện Bangladesh (EGCB) và Công ty Lưới điện Bangladesh (PGCB).

ERP trở thành một trong các giải pháp hữu hiệu giúp Chính phủ Bangladesh nâng cao khả năng sản xuất và quản lý ngành điện. Hai dự án ERP đang được triển khai cho GTCL và EGCB đều do FPT IS thực hiện và sử dụng giải pháp SAP.

Vậy FPT IS đã khởi đầu ra sao với bài toán về năng lượng Điện tại EGCB – công ty thành viên giữ vai trò quan trọng trong việc sản xuất điện, thuộc Bộ Năng lượng và Khoáng sản Bangladesh?

Những “phương trình” đầu tiên tại EGCB

EGCB sở hữu hai nhà máy đang hoạt động là Siddhirganj Peaking Power Plant 2×120 MW, Haripur Combined Cycle 412 MW, một trụ sở chính tại thủ đô Dhaka và chuẩn bị vận hành nhà máy điện thứ 3 Siddhirganj Combined Cycle 335 MW. Trong tương lai, các dự án điện từ than đá và năng lượng mặt trời sẽ được xúc tiến để đưa vào xây dựng. Quy mô công ty vốn tương đối lớn, trên đà ngày càng mở rộng nên nhu cầu về một hệ thống quản trị doanh nghiệp như ERP là vô cùng cần thiết.

Ngày 20/02/2017, lễ ký hợp đồng dự án trị giá 8.8 triệu USD đã diễn ra tại Bangladesh. FPT IS triển khai ERP cho EGCB trong vòng 18 tháng, cho khoảng 160 người sử dụng tại 4 địa điểm. Dự án chia thành 2 giai đoạn, giai đoạn 1 triển khai tại trụ sở chính và 2 nhà máy đang hoạt động, giai đoạn 2 tiếp tục với nhà máy chuẩn bị đưa vào hoạt động năm 2018.

EGCB mong muốn tìm ra giải pháp liên kết tất cả các hoạt động một cách chặt chẽ và dễ dàng kiểm soát, quản trị. Vì vậy, những bài toán xử lý nghiệp vụ đặt ra vô cùng đặc thù và phức tạp, yêu cầu một giải pháp ERP mang tính toàn diện trên tất cả các mặt như: Kế toán tài chính, Kế toán quản trị, Quản lý ngân sách, Quản lý sản xuất, Quản lý mua hàng và vật tư, Bảo trì nhà máy, Quản lý nhân sự.

Bài toán Quản trị tài chính, Hạch toán kế toán và Quản lý ngân sách

Kế toán tài chính (Financial Accounting) là phân hệ cơ bản được triển khai ở hầu hết các dự án ERP. Tuy nhiên đội triển khai cần giải quyết những điểm đặc biệt và khó khăn do đặc thù khách hàng.

  • Các đơn vị đang hạch toán trên hệ thống riêng biệt, báo cáo cuối năm được xuất ra từ hệ thống hiện tại và hợp nhất bằng tay.
  • Bộ tài khoản kế toán chưa được mã hóa và thống nhất, hiện đang sử dụng hai bộ tài khoản song song, cần đội triển khai tư vấn để lên được bộ tài khoản thống nhất.
  • Ghi nhận các bút toán tại nhà máy và trụ sở còn dựa nhiều vào kinh nghiệm.
  • Việc quản lý tài sản thực hiện theo nhóm, không quản lý theo từng tài sản.

Bên cạnh đó, việc ra các báo cáo quản trị, tính giá thành của khách hàng hiện còn thủ công và chưa có những chỉ tiêu tính giá cụ thể. Khách hàng mong muốn đội triển khai có thể tính được giá thành trên từng đơn vị sản xuất với các tiêu chí phân bổ cụ thể, lên báo cáo với nhiều chiều phân tích khác nhau. Căn cứ vào nhu cầu đó, đội triển khai sử dụng phân hệ Kế toán quản trị (Controlling) đại diện cho dòng chảy của doanh thu và chi phí phát sinh trong doanh nghiệp để tính toán giá thành. Khi giá thành được tính một cách có hệ thống, EGCB sẽ có cái nhìn rõ hơn về các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để xác định cắt giảm chi phí ở đâu, lợi nhuận phù hợp hay chưa.

Hàng năm, EGCB thực hiện phân chia ngân sách thành các khoản mục chi phí độc lập và có nhiều điểm không thống nhất giữa trụ sở và các nhà máy. Do vậy, đội triển khai đã nghiên cứu và tư vấn cho việc thiết lập ngân sách tương lai của khách hàng phù hợp với các khoản mục chi phí ghi nhận tại phân hệ kế toán, cũng như chia các khoản mục ngân sách phù hợp. Ngoài ra, EGCB cần cải thiện quy trình kiểm tra ngân sách thủ công và thống nhất các nguyên tắc kiểm tra ngân sách sẽ được thiết lập trên hệ thống.

Bài toán cải thiện sản xuất, tối ưu hoá mua hàng và quản lý vật tư

Hiện tại, ở EGCB, hoạt động quản lý sản xuất bao gồm quản lý việc lập kế hoạch và ghi nhận kết quả sản xuất. Các kỹ sư đưa ra kế hoạch sản xuất chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, ghi chép bằng tay kết quả sản xuất. Điều này khiến công việc đôi khi không chính xác và nhiều bất cập. Quản lý vật tư, hàng hóa cũng rất khó khăn với số lượng giao dịch phát sinh lớn. Với ngành điện, phải tính đến yếu tố đặc thù mặt hàng điện không có việc ghi nhận tồn kho. Ứng dụng SAP ERP mang đến cho EGCB những lợi ích sau:

  • Tự động hóa toàn bộ các quy trình từ lập kế hoạch sản xuất, cho đến thực hiện sản xuất và tính giá thành.
  • Giảm thiểu khối lượng sổ sách quản lý kho khổng lồ, được ghi nhận từ năm này qua năm khác. Thay vào đó, các giao dịch về tài chính, kỹ thuật đều được đưa lên hệ thống.
  • Lập kế hoạch mua hàng chính xác hơn dựa trên việc tính toán lượng tồn kho tối thiểu, lịch sử tiêu dùng của nhà máy và nhu cầu sử dụng trong tương lai.
  • Hệ thống hóa danh sách vật tư, dễ dàng tra cứu.
  • Đồng nhất phương pháp tính giá hàng tồn kho, không cần công nhân kho tính toán, tránh các thao tác thủ công thiếu chính xác, dễ nhầm lẫn.
  • Số liệu cập nhật kịp thời.
  • Các biểu mẫu được chuẩn hóa và hợp lý.

Bài toán nâng cao năng lực quản trị dự án và bảo trì nhà máy

Kế hoạch phát triển ngày càng mở rộng, cùng với việc xây dựng các nhà máy phát điện mới đã đặt ra nhiều nhu cầu quản trị dự án thiết yếu. Hệ thống ERP sẽ giúp EGCB giải quyết bài toán quản trị dự án cùng các vấn đề liên quan tới lập kế hoạch vật tư, mua hàng, lên kế hoạch ngân sách cho dự án, theo dõi tiến độ dự án theo các mốc, tính giá thành dự án, quản lý chứng từ và quản lý nguồn lực… Các dự án của EGCB được tài trợ từ các nguồn vốn trong nước và quốc tế nên kế hoạch xây dựng dự án đưa ra dài hạn. Hàng năm, kế hoạch này đều có sự thay đổi, ghi nhận chi phí cho giai đoạn trước và kế hoạch cho giai đoạn cận kề. Đội dự án đã tư vấn khách hàng áp dụng giải pháp cũng như thiết lập các chỉ tiêu báo cáo tổng hợp để đáp ứng những yêu cầu đặc thù.

Trong nghiệp vụ bảo trì thiết bị, máy móc, bài toán EGCB đặt ra tương đối cao do cần quản lý các máy móc khổng lồ, cấu trúc phức tạp, bảo trì dựa trên kết quả sản xuất của máy, tích hợp với hệ thống DCS – hệ thống ghi nhận và quản lý hoạt động của máy móc. EGCB đặt nhiều kỳ vọng vào ERP với mong muốn ghi nhận các kế hoạch bảo trì bảo dưỡng định kỳ, bất thường dựa vào chỉ số hoạt động của máy móc, và có thể đưa ra các báo cáo để các kỹ sư theo dõi việc bảo trì. Với nhiều kinh nghiệm triển khai nghiệp vụ quản trị bảo trì tài sản doanh nghiệp cùng những hiểu biết tích lũy qua các dự án khác tại Bangladesh, đặc biệt là dự án GTCL, FPT IS đã từng bước cùng khách hàng giải quyết các bài toán quản lý đó.

Vạn sự khởi đầu nan

Về phía khách hàng, việc thiếu chuẩn hóa các quy trình cũng như dữ liệu đòi hỏi EGCB phải thay đổi và đưa ra bàn bạc, phê duyệt của các cấp lãnh đạo. Đồng thời, đội ngũ nhân sự vốn thiếu kỹ năng và nền tảng công nghệ thông tin nên cần nắm bắt thêm nhiều kiến thức mới khi triển khai ERP. Thêm vào đó, khách hàng không đủ nguồn lực để giải quyết và chuẩn hóa các công việc khi đưa ERP vào sử dụng. Khó khăn khá lớn nữa là làm sao để thống nhất và hợp tác chặt chẽ giữa tất cả các bộ phận trong EGCB để xây dựng một hệ thống thống nhất.

Như bao dự án toàn cầu hóa khác, đội triển khai FPT IS phải đối mặt với các trở ngại bởi bất đồng ngôn ngữ và văn hóa. Mặt khác, đội dự án phải giải thích cho khách hàng hiểu, quen dần với các ngôn ngữ hệ thống để có tiếng nói chung. Lần đầu EGCB triển khai ERP nên cán bộ FPT IS cần giúp họ hiểu rõ quy mô để đầu tư nguồn lực và thời gian đúng mức cho dự án.

Đánh giá được những khó khăn và thách thức đó, đội triển khai FPT IS không ngừng nỗ lực tìm hiểu và hỗ trợ khách hàng. Nhiệt huyết, tinh thần ham học hỏi của người FPT sẽ  góp phần tạo dựng sự tín nhiệm và niềm tin ở khách hàng.

Vạn sự khởi đầu nan, gian nan không hề nản”. Chỉ như vậy, đôi bên mới vượt qua những thách thức, có được tiếng nói chung để đạt mục tiêu lớn là triển khai thành công hệ thống ERP cho ngành điện Bangladesh.

Phạm Thị Minh Mẫn – FPT IS

Tin liên quan: