Công nghệ nhận dạng kí tự quang học OCR là phương pháp chuyển đổi các tệp văn bản đánh máy, văn bản in, viết tay, scan, chụp ảnh, fax… thành các tài liệu dưới dạng file mềm, có thể chỉnh sửa và tìm kiếm dễ dàng. Ngày nay, nhiều công ty/doanh nghiệp sử dụng OCR để xử lí các thủ tục giấy tờ, làm đơn giản hoá việc nhận dạng, trích xuất thông tin hay lưu trữ, trao đổi tài liệu. Vậy, tại sao các doanh nghiệp lại không tiếc tiền đầu tư cho OCR? Những lợi ích mà OCR mang lại là gì?

Đầu tư cho OCR – Đầu tư không bao giờ lỗ

Sau đây là 8 lợi ích mà OCR mang lại cho các công ty/doanh nghiệp:

1. Tiết kiệm thời gian

Để điền các thông tin cá nhân trên chứng minh nhân dân, bằng lái xe… vào tờ khai hoặc nhập thủ công trên máy tính đều mất khoảng vài phút. Tuy nhiên, với OCR, công việc đó chỉ cần 2-3 giây, nhanh hơn khoảng 50-60 lần. Do đó, việc sử dụng OCR để số hoá dữ liệu tự động giúp quy trình làm việc nhanh hơn nhiều so với xử lí thủ công. Các tệp được lữu trữ chỉ trong vài giây và dễ dàng truy xuất thông tin hoặc tìm tài liệu khi cần thiết.

2. Giảm chi phí

Vì OCR giúp nhận dạng và trích xuất thông tin vô cùng nhanh chóng, do đó, thời gian làm việc được rút ngắn. Công nghệ OCR góp phần cắt giảm hàng nghìn giờ lao động, hạn chế tối đa các lỗi sai sót có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu thủ công của con người. Từ đó, các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hoạt động.

3. Quản lí công việc tốt hơn

Khi doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên các công cụ làm việc thích hợp, hiệu quả sẽ được cải thiện rõ rệt. Nhân viên sẽ không phải dành thời gian làm những công việc lặp đi lặp lại nhàm chán, mà tập trung nhiều hơn vào các nhiệm vụ có mức độ chuyên sâu. Hiệu suất làm việc sẽ được nâng cao.

4. Tìm kiếm nhanh chóng

So với việc mất hàng giờ tìm kiếm thông tin trên giấy tờ, bạn chỉ mất một vài phút để tìm thông tin trên các tệp tài liệu ở dạng kĩ thuật số, một cách vô cùng đơn giản và dễ dàng.

Khi thông tin khách hàng đã được tích hợp vào hệ thống chung của doanh nghiệp, không chỉ những người nội bộ trong tổ chức đó có thể tìm kiếm, mà khách hàng cũng có thể tự tra cứu các thông tin cá nhân, gói dịch vụ mà họ đang sử dụng.

5. Cải tiến quy trình kinh doanh

Xử lý dữ liệu thủ công tốn nhiều thời gian và không tạo ra bất kì giá trị trực tiếp nào cho doanh nghiệp. Hơn thế, khi nhập liệu thủ công có thể gây ra lỗi dữ liệu, thông tin. Những sai sót không đáng có đó sẽ khiến chu trình làm việc chậm trễ, hoặc gây ra những rối loạn, phiền phức cho cả khách hàng và doanh nghiệp về sau.

Khi đảm bảo các hoạt động chuẩn trong từng khâu như nhập liệu, trích xuất thông tin, xử lí dữ liệu…, các doanh nghiệp sẽ có được 1 quy trình làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả, góp phần tăng năng suất lao động.

6. Bảo mật tài liệu

Hoá đơn, hợp đồng, dữ liệu cá nhân của khách hàng và các thông tin quan trọng khác phải được bảo mật 24/7. Bất kì vi phạm an ninh nào cũng sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và dẫn đến những phản ứng gay gắt từ khách hàng.

Các thông tin sau khi được công nghệ OCR xử lí sẽ được lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu chung của doanh nghiệp, với nhiều bước bảo mật khác nhau, không phải ai cũng có quyền truy cập vào kho dữ liệu đó. Với bất kì một thay đổi nhỏ nào, hệ thống đều lưu lại lịch sự rõ ràng.

So với bảo mật một cách cơ học, đây chính là phương án lưu trữ các dữ liệu quan trọng một cách an toàn nhất hiện nay.

7. Không còn vấn đề về lưu trữ

Tủ hồ sơ khổng lồ hay phòng lưu trữ thông tin chứa hàng tấn các loại giấy tờ, hộp, kệ đựng… chiếm diện tích không gian quá nhiều. Số lượng tài liệu không ngừng tăng lên cho đến khi bạn không còn nơi nào để lưu trữ tài liệu giấy nữa. Một kho dữ liệu kĩ thuật số lưu trữ các tài liệu được xử lí vởi OCR sẽ giúp bạn tiết kiệm được diện tích không gian để dành cho nhiều hoạt động khác của doanh nghiệp.

8. Cải thiện dịch vụ khách hàng

Để khách hàng phải chờ đợi không phải là cách giữ chân khách hàng. Đặc biệt là khi họ gọi điện đến các tổng đài tư vấn. Nhờ công nghệ OCR, các nhân viên trực tổng đài chỉ mất vài giây để tìm kiếm và truy xuất thông tin cơ bản của khách hàng như tên, tuổi, địa chỉ, gói dịch vụ họ đang sử dụng… dựa vào số điện thoại khách gọi đến. Khi biết được khách hàng gọi đến cho mình là ai, giới tính là gì, các nhân viên tư vấn sẽ có lời chào và cách xưng hô hợp lí. Điều này sẽ gây được thiện cảm với khách hàng, tạo cảm giác thân thiết, gần gũi.

Khi tốc độ xử lí công việc nhanh hơn, đơn giản hơn, khách hàng sẽ có một trải nghiệm hài lòng. Họ sẽ nhớ đến thương hiệu của doanh nghiệp đó với ấn tượng tốt.

Với những lợi ích rõ ràng có thể nhìn thấy được, trong tương lai gần, công nghệ OCR hứa hẹn sẽ được ứng dụng vào nhiều ngành nghề và nhiều lĩnh vực khác nhau, tạo ra các bước chuyển vĩ đại trong thời đại công nghệ 4.0.

Tại Việt Nam, một trong những sản phẩm được tích hợp công nghệ OCR có tính chính xác cao nhất trên thị trường hiện nay là FPT.AI Vision. Đây là giải pháp nhận dạng và trích xuất thông tin từ hình ảnh, chính xác đến 98% các trường thông tin trên chứng minh nhân dân, giấy phép lái xe…, dẫn đầu thị trường về chất lượng nhận diện, giúp số hoá các loại giấy tờ tuỳ thân, nhận diện khách hàng nhanh chóng.

Với FPT.AI Vision, quy trình đăng kí và xác minh trở nên nhanh chóng, chính xác hơn, rút ngắn thời gian chờ đợi và tăng sự hài lòng của khách hàng, cắt giảm chi phí nhân sự, thời gian nhập liệu và sửa chữa. Nhờ đó, làm tăng hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Có thể thay đổi quy mô hệ thống một cách linh hoạt. Với APIs, FPT.AI Vision có thể dễ dàng tích hợp vào bất kì hệ thống nào của doanh nghiệp trong thời gian ngắn nhất, mang đến sự trải nghiệm đồng bộ cho khách hàng.

FPT.AI

Tin liên quan: