Sỡ hữu một căn nhà là một trong những khái niệm cơ bản của giấc mơ Mỹ (American Dream). Khi một người sẵn sàng biến giấc mơ đó thành hiện thực, họ cần phải tuân theo một số bước nhất định để có thể sỡ hữu một ngôi nhà mơ ước. Các bước này đảm bảo rằng người mua sẽ thực sự sở hữu một ngôi nhà phù hợp nhất và việc mua được tiến hành suôn sẻ, ít rủi ro.

Quá trình mua một ngôi nhà thường rất phức tạp, ngay cả đối với những người trước đây đã từng sở hữu một ngôi nhà. Vì vậy, việc số hoá các bước của quá trình mua bán nhà tại Mỹ, đặc biệt là quá trình cho vay thế chấp đang dần được quan tâm và đẩy mạnh hơn bao giờ hết.

Hình 1: Quá trình mua bán nhà tại Mỹ.

Các ngân hàng và tổ chức cho vay đã và đang áp dụng nhiều biện pháp nhằm cung cấp cho khách hàng trải nghiệm kỹ thuật số, và thậm chí số hoá toàn bộ quá trình cho vay thế chấp. Một số yếu tố cốt lõi đẩy mạnh sự thay đổi trong thị trường cho vay mua nhà ở bao gồm:

  • Kỳ vọng của khách hàng thay đổi – Khách hàng mong đợi trải nghiệm đầu cuối (end-to–end) đối với các vấn đề quan trọng của cuộc sống, ví dụ như mua nhà, mua xe, giáo dục.
  • Tính chất thị trường đang thay đổi – Giảm dần khối lượng công việc cũng như các khoản chi phí phải trả.
  • Công nghệ đang phát triển nhanh chóng – Các công nghệ và nền tảng mới, hiện đại hơn cho phép nhiều tính năng mới đồng thời đẩy nhanh tốc độ phân phối.
  • Áp lực về khả năng sinh lời – Chi phí sản xuất tiếp tục tăng, sự thiếu hiệu quả của công việc văn phòng ảnh hưởng xấu đến chi phí và sự linh hoạt. Hoạt động vận hành đang chịu áp lực để cải thiện hiệu suất. Chi phí trung bình để sản xuất một khoản vay đạt mức cao kỷ lục là $ 8,957 trong quý đầu tiên của năm 2018, theo MBA(*).
  • Tăng sự tập trung vào tuân thủ quy định và chất lượng – Người cho vay được yêu cầu phải tuân theo danh sách các quy định ngày càng tăng và cần chứng minh hồ sơ rủi ro rõ ràng cũng như theo dõi và báo cáo một cách tự động để xác định các biện pháp khắc phục.
Hình 2: Số hoá quá trình cho vay thế chấp nhà.

Một trong những bước quan trọng và mất rất nhiều thời gian là Closing – hoàn tất lại quá trình mua bán nhà cửa. Theo Ellie Mae, một công ty phần mềm chuyên cung cấp các ứng dụng và dịch vụ về cho vay bất động sản, đã thống kê vào tháng 10 năm 2019, thời gian trung bình để người đi mua nhà thực hiện việc hoàn tất quá trình mua nhà của họ là 47 ngày.

Tại thời điểm hoàn tất, những người tham gia thường phải làm các thủ tục sau:

  • Cùng gặp gỡ tại một địa điểm cụ thể.
  • Ký các tài liệu pháp lý, thường có 2 loại, thoả thuận giữa người đi vay và bên cho vay về các điều khoản của khoản vay thế chấp bất động sản, thoả thuận giữa người đi mua và người bán về việc chuyển đổi quyền sở hữu bất động sản. Những người tham gia cần đọc các tài liệu rất cẩn thận trước khi ký.
  • Thanh toán các chi phí hoàn tất và ký quỹ, có rất nhiều khoản phí liên quan đến việc cho vay thế chấp và chuyển quyền sở hữu tài sản.

Chính vì nhiều thủ tục phức tạp và tốn nhiều thời gian như vậy mà rất nhiều nhà cung cấp phần mềm trong lĩnh vực này đã phát triển các ứng dụng với việc đưa vào các công nghệ mới để làm đơn giản hơn quá trình này. Quá trình Closing trong đó các tài liệu cần thiết trong quá trình vay thế chấp mua nhà được truy cập, trình bày và áp dụng chữ ký điện tử thì được gọi là eClosing. Các hoạt động chi tiết trong quá trình Closing phải tuân thủ luật lệ nghiêm ngặt cũng như thói quen người dùng tại từng Bang ở Mỹ, do đó eClosing, dù vẫn chưa thay thế hoàn toàn loại hình Closing truyền thống, nhưng không thể phủ nhận được tốc độ phát triển mạnh mẽ của giải pháp này nhờ vào sự tiện lợi, sáng tạo mà nó mang lại. Để đáp ứng được các nhu cầu đa dạng của thị trường, có ba loại eClosing đang được áp dụng:

  • eClosing hoàn toàn (full eClosing): Các bên vẫn gặp nhau và toàn bộ các tài liệu được ký và chứng thực điện tử.
  • eClosing lai (hybrid eClosing): Các bên vẫn gặp nhau, nhưng không phải tất cả tài liệu đều được ký điện tử. Mà chỉ có tài liệu Promissory Note (là chứng từ nhận nợ – một công cụ pháp lý trong đó người đi vay hứa bằng văn bản sẽ trả một khoản tiền xác định cho bên cho vay, tại một thời điểm trong tương lai theo các điều khoản cụ thể) và một số tài liệu khác được in ra để ký tay và chứng thực theo cách truyền thống, trong đó các tài liệu khác thì được áp dụng chữ ký và chứng thực điện tử.
  • eClosing trực tuyến (online Closing): Các tài liệu sẽ được ký điện tử và chứng thực với các bên liên quan tương tác thông qua truyền hình trực tuyến. Giái pháp này cho phép các bên không cần trực tiếp gặp gỡ tại cùng một địa điểm, mà vẫn có thể hoàn tất một khoản vay thế chấp với đầy đủ chữ ký hợp lệ.
Hình 3: Các loại hình Closing.

eClosing đã làm biến đổi quá trình hoàn tất mua nhà và mang lại rất nhiều tiện ích:

  • Tăng cường tính minh bạch trong quá trình mua nhà cho người mua và người bán, bên cho vay và các đại lý bất động sản.
  • Cho phép các tài liệu được xem xét kỹ lưỡng trước khi hoàn tất, cho phép người bán và người mua nắm và cân nhắc đầy đủ thông tin trước khi ký.
  • Truy cập và phân phối tài liệu điện tử cho người bán, người mua và bên cho
  • Loại bỏ được các lỗi thực thi tài liệu.
  • Đảm bảo được tính toàn vẹn của dữ liệu và tài liệu.
  • Giảm chi phí.
  • Thời gian hoàn tất và việc thanh toán các khoản phí sẽ được xúc tiến nhanh hơn.

Trước tình hình đại dịch Covid-19 hiện nay, mọi người được khuyến khích hoặc bắt buộc phải ở nhà trừ khi phải tiến hành các hoạt động thiết yếu ở bên ngoài xã hội, thì việc sử dụng công nghệ trong eClosing là rất cần thiết. Các cơ quan lập pháp ở các bang của Mỹ ngày càng nhận ra lợi ích của eClosing, và từ đó đã hỗ trợ việc sử dụng công nghệ trong lĩnh vực lớn nhất nền kinh tế Hoa Kỳ này bằng cách thông qua các luật khác nhau. Đặc biệt trong vài năm trở lại đây, các bang đã bổ sung thêm luật để hỗ trợ các công chứng viên làm việc chứng thực trực tuyến từ xa. Công chứng trực tuyến từ xa, gọi tắt là “RON” – Remote Online Notary, là một quá trình sử dụng các thiết bị giao tiếp nghe nhìn để một công chứng viên và người ký hoàn thành công chứng các tài liệu trong môi trường trực tuyến ảo mà không cần sự có mặt của công chứng viên và người ký.

RON mang lại lợi ích to lớn cho người tiêu dùng và cả ngành Mortgage eClosing. Nhận thức được vai trò quan trọng của RON, các nhà lãnh đạo chính phủ Mỹ đã thể hiện quyết tâm cung cấp một cơ sở pháp lý hỗ trợ cho việc sử dụng và áp dụng công nghệ này ngay lập tức.

Vào ngày 18/3/2020, luật pháp liên bang đã được phổ biến là nếu được thông qua sẽ lập tức ủy quyền cho các công chứng viên đang hoạt động được công chứng trực tuyến từ xa trên toàn quốc. Ngoài ra, dự luật vẫn sẽ cho phép các bang đưa ra các yêu cầu bổ sung và giữ lại các quy tắc liên bang đang có. Dự luật cũng sẽ cho phép việc công chứng chữ ký được làm bên ngoài nước Mỹ bởi một công chứng viên từ xa.

Tính đến giữa tháng 4/2020, tổng cộng có 23 bang đã ban hành và thực hiện đầy đủ các luật và quy tắc RON bao gồm: Arizona, Florida, Idaho, Indiana, Iowa, Kentucky, Maryland, Michigan, Minnesota, Montana, Nebraska, Nevada, North Dakota, Ohio, Oklahoma, South Dakota, Tennessee, Texas, Utah, Vermont, Virginia, Washington và Wisconsin.

Khi các đơn đặt hàng tại nhà đã bắt đầu trên toàn quốc vào tháng 3 do sự bùng phát của virus Corona, một số bang đã ban hành việc ủy quyền tạm thời cho các công chứng trực tuyến từ xa thông qua chỉ đạo của thống đốc bang hoặc những hướng dẫn thi hành khác để cho phép các dịch vụ công chứng thiết yếu được tiếp tục trong khi các công chứng viên và người ký đang thực hiện giãn cách xã hội.

Case Study

Với hơn 10 năm kinh nghiệm, đội ngũ FSG.VN.DNE tự hào đã tham gia vào việc phát triển các ứng dụng và dịch vụ khác nhau trong ngành mua bán bất động sản tại Mỹ. Với khách hàng là một trong những công ty công nghệ sáng tạo trong lĩnh vực bất động sản, được hình thành từ một công ty hàng đầu trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ phần mềm cho ngành công nghiệp nhà đất tại Bắc Mỹ.

FPT cung cấp dịch vụ phát triển trọn vẹn để tạo ra sản phẩm và giải pháp sáng tạo eClosing phù hợp với nhu cầu khách hàng. Ứng dụng nổi bật này cho phép việc tạo, cấu hình và xử lý các đơn hàng về việc hoàn tất mua bán bất động sản. Hệ thống hỗ trợ cả 3 loại eClosing ở trên, bên cho vay, các công ty bảo hiểm bất động sản sẽ đưa các tài liệu và dữ liệu vào hệ thống, người mua và bán và các bên liên quan sẽ có thể truy cập hệ thống, xem xét các tài liệu trực tuyến và ký văn bản vào ngày hoàn tất mua bán.

Sản phẩm này đã được đưa ra thị trường và đến nay con số người dùng đã lên tới hàng trăm ngàn, sản phẩm không chỉ đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của khách hàng mà còn được chứng minh là một hệ thống có kiến trúc có thể được mở rộng hơn. Sản phẩm đã làm cho khách hàng trở thành công ty cung cấp giải pháp về eClosing tốt nhất trong ngành tại thời điểm hiện tại.

Hình 4: Nền tảng eClosing.

(*) MBA: Mortgage Banker Association

ThuyPTT, LienTT, AnhTCC – FSG.VN.DNE, FPT Software

Tài liệu tham khảo:

  1. https://www.bankrate.com/mortgages/understanding-the-closing-process/
  2. https://advisory.kpmg.us/content/dam/advisory/en/pdfs/digital-mortgage-whitepaper.pdf
  3. https://www.mba.org/assets/Documents/PwC%2012.11.15.pdf
  4. https://www.visitcss.com/realtor-solutions/real-estate-closing-faqs/what-eclosing-and-how-does-it-work
  5. https://bdmag.com/innovations-knocking-on-the-door-of-real-estate/
  6. https://www.docmagic.com/node/8882
Tin liên quan: