FMIS/MMIS cho EVN HCMC: Đầu xuôi đuôi lọt

245

Dự án “Cung cấp dịch vụ hỗ trợ, tham gia trực tiếp triển khai dự án ERP FMIS/MMIS cho Tổng công ty Điện lực Hồ Chí Minh” là dự án triển khai diện rộng đầu tiên thí điểm cho một Tổng công ty của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN HCMC). Dự án nằm trong chiến lược triển khai diện rộng FMIS/MMIS (*) cho 10 Tổng công ty của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

Đánh nhanh

Hệ thống FMIS/MMIS được xem là công cụ quản trị hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh của EVN HCMC và toàn EVN. Đây là hệ thống lõi để kết nối các hệ thống quản lý thông tin khác như: đầu tư xây dựng, quản lý khách hàng, quản lý kỹ thuật…

Tập đoàn EVN lựa chọn EVN HCMC để triển khai thí điểm (pilot) diện rộng, vận hành hệ thống trong tháng 12/2016, đóng sổ hợp nhất năm 2016 trên hệ thống FMIS/MMIS cho gần 1.000 người dùng.

Thách thức đầu tiên trong việc chuẩn bị triển khai là dự án vô cùng gấp rút. Theo kế hoạch ban đầu, dự án tổ chức đào tạo người dùng trong tháng 9-10, vận hành thí điểm (lấy số liệu 2 đơn vị) để người sử dụng làm quen hệ thống trong tháng 11, chuyển đổi tháng 12/2016 và vận hành 01/2017. Tuy nhiên, tháng 10, tập đoàn chỉ đạo lựa chọn EVN HCMC thí điểm và vận hành golive vào 01/12/2016.

Tất cả công việc phải chuẩn bị từ cấu hình, chuyển đổi danh mục, số dư đầu năm 2016, số dư 11 tháng 2016, ban hành quy trình vận hành FMIS/MMIS chỉ được thực hiện trong tháng 11.

EVN HCMC kết hợp với EVN ICT đã lựa chọn nhà thầu FPT IS trong các công việc: Quản trị dự án, Tư vấn giám sát chất lượng dự án, Cấu hình hệ thống, Làm sạch số liệu chuyển đổi, Tư vấn ban hành quy trình nghiệp vụ vận hành hệ thống tạm thời và Tham gia triển khai trực tiếp hỗ trợ tại các điểm onsite cho 24 đơn vị.

Riêng Tư vấn ban hành quy trình nghiệp vụ vận hành hệ thống tạm thời bao gồm: Quy định chế độ kế toán áp dụng hệ thống FMIS/MMIS, Quy định quản lý danh mục dùng chung, Quy trình vận hành hệ thống 3 bên FPT+EVN ICT+ đội vận hành EVN HCMC.

Thách thức thứ hai là đóng sổ hợp nhất trước kiểm toán vào ngày 25/01/2017. Lãnh đạo Ban dự án EVN HCMC quyết tâm đặt mục tiêu đóng sổ hợp nhất trước kiểm toán 15/01/2017. Để thực hiện mục tiêu được giao, FPT cùng với EVN HCMC đưa ra chi tiết kế hoạch đóng sổ gồm việc chốt chứng từ năm 2016 theo từng mốc cụ thể, đảm bảo yêu cầu như trên.

Toàn bộ đội triển khai FPT gồm 82 thành viên cùng với đội vận hành EVN HCMC và gần 1.000 người dùng đã làm việc không ngày nghỉ từ 08h sáng đến 11h đêm suốt nửa tháng ròng, từ 25/12/2016 đến 10/01/2017 để hoàn thành đúng tiến độ.

Về phạm vi, dự án triển khai tại 25 đơn vị gồm Kế toán ngành Tổng công ty và 24 đơn vị trực thuộc. 21 điểm triển khai bao gồm: 5 đơn vị tại trụ sở Tổng công ty (tòa nhà Green Power) là 1 điểm triển khai; 20 đơn vị còn lại – mỗi đơn vị là 1 điểm triển khai tại TP. Hồ Chí Minh.

 

Dự án thực hiện 10 phân hệ: Quản lý các khoản phải trả (AP), Các khoản phải thu (AR), Kế toán tiền (CM), Chi phí và giá thành (CO), Quản lý tài sản (FA), Quản lý kho, Vật tư (INV), Quản lý dự án (PM), Kế hoạch mua sắm (PO), Quản lý thuế (TA) và Kế toán tổng hợp, Sổ cái (GL).

Thắng nhanh

Cả 3 đơn vị triển khai FPT +EVN ICT+EVN HCMC đã tập trung tối đa nguồn lực làm ngày làm đêm, vận hành hệ thống PO, INV đúng thời hạn. Ngoài ra, phần đóng sổ hợp nhất trong 6 ngày, FPT đã cùng EVN ICT hoàn thành đúng kế hoạch thách thức của Ban Lãnh đạo EVN HCMC là ngày 15/01/2017 với một hệ thống quản lý chi tiết gồm 10 phân hệ. Đây là một thành công lớn về quy trình quản lý giúp Ban Lãnh đạo EVN HCMC cùng toàn thể người sử dụng lần đầu tiên tham gia hệ thống FMIS/MMIS.

Sau khi vượt qua 2 mốc quan trọng trên, dự án tiếp tục hoàn thành báo cáo hợp nhất sau kiểm toán năm 2016 đúng hạn 10/03/2017. Đây là phần nghiệp vụ giải pháp mới (lưu được các phiên bản báo cáo tài chính trước và sau kiểm toán) lần đầu tiên được triển khai tại EVN HCMC. Đội dự án đã chinh phục những vướng mắc về nghiệp vụ lẫn chức năng chương trình chưa hoàn thiện để về đích nhanh chóng.

FPT chuyển giao dần công việc hỗ trợ để đội vận hành EVN HCMC có thể tự hướng dẫn đơn vị đóng sổ quý I và tháng 4/2017 trước khi hai bên chính thức nghiệm thu hợp đồng đúng hạn trong tháng 5/2017.

Thành công của dự án triển khai thí điểm EVN HCMC được xem là điểm khởi đầu trong việc triển khai hệ thống FMIS/MMIS trên toàn EVN hoàn thành đúng hạn trước 30/6/2017.

Nhiều vướng mắc trong triển khai đã được đúc rút và chia sẻ với người dùng EVN HCMC cùng đội người dùng của các tổng công ty khác. Những bài học kinh nghiệm từ dự án thí điểm có ý nghĩa quan trọng cho công việc hoàn thiện hệ thống FMIS/MMIS và quy trình triển khai trước khi thực hiện trên diện rộng cho 9 Tổng công ty còn lại.

Hành trình “Đánh nhanh thắng nhanh” cuối 2016 – đầu 2017 của FPT IS tại EVN HCMC có được là nhờ sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa các bên triển khai, sự quan tâm sâu sát của lãnh đạo các cấp, sự tuân thủ và nhiệt tình – làm việc ngày đêm không mệt mỏi của cán bộ, chuyên viên công nghệ và nghiệp vụ toàn Tổng công ty, đội triển khai FPT, đội hỗ trợ EVN ICT; cùng nỗ lực của đội nghiệp vụ, người dùng tại đơn vị, vừa tham gia đào tạo, vừa vận hành hệ thống với sự tuân thủ cao.

Đặc biệt, EVN ICT, Ban Tài chính Kế toán EVN, Tổng công ty EVN HCMC và FPT luôn phối hợp nhịp nhàng để giải quyết ngay các trường hợp phát sinh của dự án. Do đây là dự án triển khai diện rộng đầu tiên nên phát sinh nhiều vướng mắc về nghiệp vụ và lỗi chức năng, báo cáo. Tổng số lỗi và nghiệp vụ phát sinh gần 2.000 lỗi đã được các bên phối hợp xử lý nhanh và đúng hạn. Các đơn vị thường xuyên trao đổi để nắm bắt tình hình và đề ra giải pháp cho từng hạng mục công việc.

Đồng thời, phải kể đến sự chỉ đạo quyết liệt và thường xuyên theo dõi của Lãnh đạo tập đoàn, sự quyết tâm và cam kết thành công của Tổng Giám đốc Tổng công ty EVN HCMC, lãnh đạo EVN ICT và lãnh đạo đội tư vấn triển khai cũng như sự quan tâm theo dõi và giải quyết kịp thời các trở ngại phát sinh của Ban Điều hành dự án.

(*)FMIS/MMIS: Hệ thống thông tin và quản lý Tài chính – Vật tư tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

Chu Tiến Thành – FPT IS
Theo Tạp chí “ERP & Doanh nghiệp – Số 25”

Tin liên quan: