1. Tóm tắt

Thị trường chữ ký điện tử đã có hơn 20 năm tồn tại, và đặc biệt phát triển mạnh mẽ trong vòng 10 năm qua. Nhờ vào sự phổ biến rộng rãi của các thiết bị màn hình cảm ứng và di động như smartphone, bảng tính… nhu cầu sử dụng chữ ký điện tử trong tối ưu hóa các quy trình doanh nghiệp, cũng như mong muốn giảm tải các công việc giấy tờ ngày một tăng cao.

Dựa trên những nhu cầu này, FPT đã phát triển giải pháp chữ kí điện tử nhằm đơn giản hóa quy trình ký, đồng thời cung cấp các dịch vụ dễ sử dụng nhằm nâng cao hiệu suất doanh nghiệp của khách hàng.

2. Lịch sử của chữ ký điện tử

Hiện nay, nhu cầu giảm thời gian thực hiện quy trình, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, trong khi vẫn đảm bảo tính bảo mật thông tin đang trở nên ngày một cấp thiết hơn. Với chữ ký điện tử, doanh nghiệp sẽ có một phương thức xác thực an toàn và nhanh chóng hơn, từ đó có thể dễ dàng xác minh văn bản, cũng như hạn chế tối đa hành vi giả mạo.

Hãy xem lại quy trình ký kết các giấy tờ quan trọng và cần bảo mật trong quá khứ. Đầu tiên, sẽ phải có người nhận hoặc in những giấy tờ này qua gửi thư hoặc tải trực tuyến. Sau đó, những giấy tờ đó sẽ được chuyển qua các đối tượng để lấy được chữ ký tay, rồi chuyển lại về phía người gửi hoặc tạo lập những giấy tờ này. Đây là một quy trình rắc rối và vô cùng tốn thời gian, đặc biệt còn cần thêm các bước xác minh để chứng thực chữ ký trên giấy tờ. Hiện nay, với sự phổ biến và phát triển của chữ ký điện tử, người dùng có thể tiếp cận các tài liệu quan trọng và ký chúng một cách an toàn, mà không cần phải đi qua hàng loạt các thủ tục, quy trình phức tạp.

Trước hết, ta cần phải hiểu đích xác chữ ký điện tử là gì, và nó đem lại những lợi ích gì? E-Signature, hay còn gọi là chữ ký điện tử, có chức năng xác nhận danh tính người ký kết các văn bản, hợp đồng, và có hiệu lực tương đương một chữ ký tay thật. Chữ ký điện tử tồn tại qua nhiều dạng: hình ảnh scan, giọng nói, hay một ký hiệu trên văn bản dạng số. Thông thường, ta hay gặp chữ ký điện tử qua việc ký tay trên thiết bị di động khi sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh.

Trên thực tế, chữ ký điện tử đã được sử dụng từ rất lâu đời, lên tới hơn 100 năm trước dưới dạng mã Morse và điện tín. Vào những năm 1970, doanh nghiệp và cá nhân đã bắt đầu sử dụng máy fax để chuyển những tài liệu quan trọng. Tuy những dạng chữ ký này vẫn nằm trên giấy, nhưng quá trình chuyển tiếp lại dựa trên tín hiệu điện tử. Vì vậy, chúng vẫn có thể được coi là chữ ký điện tử. Ở thời điểm hiện tại, công nghệ phát triển đã giúp chữ ký điện tử trở nên rộng rãi hơn bao giờ hết.

3. Tầm quan trọng của chữ ký điện tử

Rất nhiều các ngành công nghiệp đã và đang ứng dụng chữ ký điện tử trên các tài liệu điện tử vì những lợi ích rõ ràng mà chữ ký điện tử mang lại, bao gồm các dịch vụ đa dạng như tài chính, giáo dục, cho vay thế chấp, bảo hiểm, y tế, cũng như các hoạt động trong chính phủ.

Vậy những lợi ích đó là gì?

  • Tốc độ nhanh hơn

Chữ ký điện tử đã thực sự rút gọn thời gian thực hiện ký kết so với những phương thức truyền thống: giấy tờ sẽ được chuyển đi nhanh hơn, nhận được sớm hơn, và quy trình ký kết cũng được rút gọi hơn. Thời gian cho một lần ký có thể được rút xuống còn vài giờ, thay vì lên tới vài ngày như phương thức ký tay truyền thống.

  • Sự tiện lợi

Với chữ ký điện tử, trải nghiệm của người dùng sẽ được thay đổi hoàn toàn: người dùng có thể đọc trước bộ giấy tờ và trực tiếp đưa ra những thắc mắc trước khi ký kết, cho dù họ ở bất cứ đâu.

  • Tăng cường bảo mật

Chữ ký điện tử cũng sẽ giúp nâng cao bảo mật, do các ứng dụng chữ ký sẽ cung cấp và lưu trữ dữ liệu nhạy cảm một cách an toàn. Các ứng dụng cũng có thể phát hiện những sửa đổi được thực hiện, đồng thời quản lý quyền truy cập vào bộ giấy tờ. Chính vì vậy, ngày càng có nhiều doanh nghiệp ứng dụng chữ ký điện tử.

  • Cải thiện chất lượng

Chữ ký điện tử sẽ loại bỏ các tác vụ thực hiện thủ công, từ đó cải thiện tính chính xác và đồng nhất của văn bản. Đồng thời, nó cũng sẽ đảm bảo rằng tất cả những khoản phải ký đã được ký kết đầy đủ.

4. Những ứng dụng chữ ký điện tử phổ biến

Rất nhiều doanh nghiệp đang đầu tư mạnh vào thị trường chữ ký điện tử, qua đó cho ra đời ngày một nhiều ứng dụng chữ ký điện tử, nhằm thỏa mãn nhu cầu sử dụng ngày một tăng trong các doanh nghiệp.

Một số ứng dụng chữ ký điện tử tốt nhất hiện nay.

Các phần mềm chữ ký điện tử cho phép thiết lập và lưu trữ các chữ ký này một cách dễ dàng, đồng thời đảm bảo xác minh các chữ ký để bảo mật tối ưu.

5. Vay thế chấp tài sản Bất Động Sản tại thị trường Mỹ và Thách thức trong ký kết

Thị trường bất động sản Mỹ là một thị trường có tác động toàn cầu, với những khoản đầu tư tới từ khắp nơi trên thế giới. Theo Hiệp hội Môi giới Bất động sản Mỹ, chỉ trong năm 2017, thị trường này đã thu hút tới $153 tỷ đô-la từ nước ngoài, bán đi 284.000 căn nhà, và trong đó, Việt Nam đứng thứ 7 trong số các quốc gia quan tâm tới thị trường này. Sở dĩ thị trường này có tiềm năng lớn tới vậy là do tính luân chuyển cao, quy trình thủ tục chuyển giao nhà đất dễ dàng, tốn ít chi phí. Trên thực tế, chỉ mất tới chưa đầy 2 tuần, một giao dịch mua bán bất động sản có thể được hoàn thành. Mà trong đó, việc tối ưu hóa quy trình ký kết đóng vai trò quan trọng.

Trong quá khứ, khi chốt giao dịch, các bên mua bán bất động sản phải xem xét một loạt các giấy tờ phức tạp về các khoản vay cũng như giao dịch bất động sản trước khi có thể ký kết. Đây là một quy trình vô cùng phức tạp, phải chuyển giao giữa nhiều bên khác nhau, chiếm vô số thời gian. Và thậm chí, kể cả khi được trao quyền đọc và hiểu các giấy tờ và hợp đồng, các bên vẫn không thể tránh khỏi việc phát hiện các lỗ hổng sau khi quyết định mua nhà.

Tuy nhiên, với sự xuất hiện của chữ ký điện tử, quy trình xem xét và xét duyệt giấy tờ được tối ưu hóa: dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn, và chính xác hơn. Các giấy tờ có thể được gửi qua email một cách nhanh chóng, giúp bên ký có thể kiểm tra giấy tờ cẩn thận và đọc kỹ các điều khoản trước khi chính thức ký kết.

Vào năm 2000, Quốc hội đã chính thức thông qua dự luật ESIGN (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), xác nhận rằng chữ ký điện tử và chữ ký tay truyền thống có giá trị tương đương nhau về mặt pháp lý. 15 năm sau đó, Cơ quan Nhà ở Liên bang (FHA) đã chính thức công nhận giá trị của chữ ký điện tử trên nhiều mặt hơn, giúp dịch vụ này trở nên phổ biến trên nhiều ngành công nghiệp hơn.

FPT có tới hơn 10 năm kinh nghiệm trong các giải pháp về quá trình ký kết trong vay có tài sản thế chấp bất động sản và đảm bảo thế chấp, với hàng loạt những dự án khác nhau. Tuân theo các chính sách về chữ ký điện tử của Mỹ, FPT đã xây dựng và phát triển giải pháp chữ ký điện tử, nhằm nâng cao trải nghiệm của người dùng.

6. Chữ ký điện tử tại Việt Nam

Tại Việt Nam, chữ ký điện tử hiện đang bắt đầu được sử dụng trong các giao dịch thương mại điện tử, cũng như phổ biến trong các văn phòng luật. Ngoài ra, việc giao dịch qua Internet giữa các doanh nghiệp, cá nhân, hay chính phủ, cũng đang dần trở nên phổ biến. Trước đây, giải pháp cho những giao dịch này bao gồm hóa đơn điện tử, nộp thuế điện tử… Tuy nhiên, chữ ký điện tử lại là một giải pháp bao hàm hơn tất cả, giúp giải quyết rất nhiều vấn đề trong các giao dịch trên, đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, qua đó nâng hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

Công nghệ chữ ký điện tử hiện vô cùng phổ biến trên toàn cầu, và tại Việt Nam, thì sự phổ biến này tập trung vào 2 lĩnh vực là Ngân hàng và Kế toán. Dự kiến, trong tương lai chữ ký điện tử sẽ tới với doanh nghiệp, cũng như cá nhân, đồng thời sẽ xuất hiện nhiều dịch vụ chữ ký điện tử hiệu quả và an toàn hơn, nhờ đó biến Việt Nam trở thành một quốc gia số hóa việc ký kết.

Vào ngày 27/09/2018, Chính phủ Việt Nam đã chính thức thông qua Nghị định số 130/2018/ND-CP, qua đó công bố chi tiết các quy định trong bộ luật Giao dịch Điện tử về Chữ ký điện tử và Chứng minh điện tử. Nghị định chính thức được áp dụng kể từ 15/11/2018, hình thành một khung pháp luật cơ bản, nhưng cũng rất chặt chẽ về hình thức ký này.

7. Mô tả về giải pháp chữ ký điện tử

Hiện tại, đa số các quy trình kinh doanh có yêu cầu chữ ký đều đang sử dụng chữ ký trên giấy truyền thống, với rất ít công nghệ được tích hợp. Như vậy, để thúc đẩy việc ứng dụng các giải pháp công nghệ, ta cần phải phát triển được một giải phát chữ ký điện tử. Cụ thể, một khách hàng sẽ có thể gửi các tài liệu dưới dạng PDF tới mọi đối tượng liên quan, và mỗi đối tượng đều sẽ nhận được một email dẫn tới trang ký kết để tiến hành ứng dụng chữ ký điện tử. Quá trình này chỉ diễn ra trong vài ngày, hay thậm chí là vài phút – tiết kiệm một khoản lớn thời gian so với vài tuần khi thực hiện ký kết truyền thống.

Sau khi việc ký kết hoàn thành, các tài liệu được ký sẽ được niêm phóng điện tử, nhằm tăng cường tình bảo mật và minh bạch của tài liệu. Dấu niêm phong sẽ đồng thời giúp người dùng biết được tài liệu có bị chỉnh sửa hay có vấn đề hay không, và quy trình cụ thể của việc niêm phong và ký kết số được mô tả trong ảnh dưới đây:

Tuân thử theo quy định về chữ ký điện tử, giải pháp này phải dùng một hệ thống máy chủ song song với HSM (mô-đun bảo mật phần cứng), đảm bảo tiêu chuẩn an toàn cao. Ngoài ra, giải pháp cũng sử dụng một số sản phẩm nguồn mở, qua đó tích hợp các thuật toán mã hóa phức tạp. Cần phải lưu ý rằng, người ký sẽ cần một bộ khóa công khai/riêng tư, cũng như một Chứng minh số để khẳng định quyền sở hữu với bộ khóa, và một Chứng minh số sẽ cần có các thông tin sau đây:

  • Đối tượng: tên của người hoặc pháp nhân được xác minh, mã số thuế và tên công ty.
  • Số sê-ri: số sê-ri của Chứng minh số.
  • Hiệu lực từ: ngày mà chứng minh bắt đầu có hiệu lực.
  • Hiệu lực tới: ngày mà chứng minh hết hiệu lực.
  • Cơ quan phát hành: Cơ quan phát hành chứng minh.
  • Chữ ký: Chữ ký số của Cơ quan phát hành chứng minh.
  • Quyền hạn cơ bản: Các điều khoản liên quan tới nghĩa vụ của Cơ quan phát hành chứng minh
  • Và một số điều kiện yêu cầu khác, phụ thuộc vào quốc gia phát hành.

Sau khi xác định người dùng có đủ các yêu cầu trên, quá trình ký kết số được thực hiện theo các bước sau:

  1. Xử lý nội dung tài liệu bằng máy tính (ví dụ: sử dụng thuật toán hàm băm SHA-256).
  2. Mã hóa giá trị hàm băm trong bước 1, sử dụng khóa riêng tư.
  3. Tạo lập chữ ký số từ các thành phần sau:
  • Giá trị mã hóa sau bước 2;
  • Thuật toán hàm băm được sử dụng;
  • Khóa công khai;
  • Chứng minh số, xác minh rằng tài liệu đã được ký.
  1. Chèn chữ ký vào tài liệu cần ký.
  2. Sau khi được ký, phiên bản mới nhất của tài liệu sẽ được chuyển tiếp tới các cơ quan liên quan để xác minh.
  3. Sau khi nhận được tài liệu, các cơ quan này sẽ xử lý tài liệu qua một số thuật toán, qua đó xác minh độ đáng tin của Chứng minh số và Chữ ký số. Quá trình này có vẻ như phức tạp, nhưng đã được tích hợp trong một số phần mềm đọc như Foxit, Adobe Reader, và Microsoft Office. Như vậy, những phần mềm này sẽ có thể đưa ra cảnh cáo khi phát hiện Chứng minh hết hiệu lực, Tài khoản đang sửa chữa, hay khi chữ ký số bị thay đổi.

8. Kết luận

Tóm lại, ta có thể coi chữ ký số là một “mặt hàng toàn cầu”, đặc biệt là khi cân nhắc ảnh hưởng tích cực của nó qua nhiều lĩnh vực trên toàn cầu. FPT cũng đã đưa ra một giải pháp phần mềm cho chữ ký số thông qua các ứng dụng tin học sáng tạo, đem lại nhiều tiền năng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, không thể không kể đến tầm ảnh hưởng to lớn của chữ ký số trong ngân hàng và chính phủ, dẫn tới những đổi thay đầy hứa hẹn, đặc biệt là trong việc loại bỏ các giấy tờ, thủ tục ký kết rườm rà.

9. Tài liệu tham khảo

FSG US – FPT Software

Tin liên quan: