Microsoft Teams – Ứng dụng All-in-one cho làm việc nhóm

125

Hướng tới OKR tăng năng suất của Tập đoàn, FPT Software đã tiến hành triển khai Teams – Ứng dụng làm việc nhóm của Office 365. Ứng dụng được kỳ vọng sẽ khắc phục được hạn chế của các ứng dụng chat hay làm việc nhóm trước đây, giúp tăng tới 30% năng suất lao động.

Teams – Chìa khóa của thành công của làm việc nhóm

Theo nghiên cứu của Asia Workplace 2020, các trở ngại trong nhóm làm việc gồm có:

  • Quá nhiều các cuộc họp trực tiếp làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc (38%);
  • Quá nhiều thời gian để đón nhận thành viên mới tham dự vào nhóm (36%);
  • Các cuộc họp tầm công ty chỉ chung chung và không truyền đạt được các mục tiêu mang tính tổ chức;
  • Các nhóm quá cứng rắng và không cởi mở theo phương thức làm việc hiện đại (29%);
  • Các thành viên nhóm không thích nghi với lịch làm việc linh hoạt (23%),
  • Các nhóm kéo dài thời gian trả lời các vấn đề nội bộ (23%).
Teams giúp giải quyết các trở ngại trong làm việc nhóm.

Là một phần của hệ sinh thái của Office 365, Teams là ứng dụng phục vụ công việc của các nhóm. Teams tích hợp tất cả chức năng chat, họp nhóm, share màn hình, công cụ văn phòng cơ bản và nâng cao trong hệ sinh thái Office 365. Nói một cách khác, Teams là ứng dụng All-in-one với tính năng ưu tiên hiển thị những nội dung nhóm làm việc đang tương tác gần nhất để người sử dụng luôn cập nhật những hoạt động gần nhất của cả nhóm.

Tính năng chat của Teams vượt trội hơn hầu như tất cả các ứng dụng chat hiện có cho các nhóm làm việc

Tính năng chat của Teams tích hợp các chức năng của Lync: tìm kiếm đồng nghiệp trong công ty để Chat; khả năng tạo Group Chat giống Facebook, cài đặt sự kiện, tạo khảo sát trong nhóm,… nhưng chức năng của Teams được nâng cao hơn.

Ngoài ra, trong group chat của Teams, các thành viên có thể tag các thành viên khác trong nhóm để giao việc theo lịch hẹn, theo dõi tiến độ làm việc của thành viên được giao việc. Gần đến deadline, Teams sẽ nhắc nhở deadline cho người được nhận việc.

Việc chia sẻ tài liệu trên Teams cũng trở nên dễ dàng hơn nhờ tích hợp cả One Drive.Thông thường, các ứng dụng chat sẽ giới hạn dung lượng chuyển file, nhưng nhờ tích hợp One Drive, việc chia sẻ tài liệu trên cloud sẽ nhanh chóng và không bị giới hạn dung lượng. Cũng qua việc chia sẻ tài liệu trên One Drive, người chia sẻ sẽ kiểm soát dữ liệu tốt hơn thông qua việc thiết lập các chế độ cho phép chỉnh sửa hoặc chỉ được xem tài liệu.

Một điểm nổi bật của ứng dụng chat trong Teams là việc theo dõi các tài liệu đã chia sẻ. Thông thường, nếu chia sẻ quyền chỉnh sửa một file tài liệu trên Google Drive với một nhóm, người sử dụng phải click vào từng file để xem lịch sử chỉnh sửa. Như vậy, càng nhiều file tài liệu chia sẻ, người sử dụng sẽ mất rất nhiều thời gian theo dõi

Nhưng với Teams, click vào phần File trong group chat, người chia sẻ sẽ theo dõi lịch sử các file đã chia sẻ, và tương tác của các thành viên khác đối với các file.

Một điểm đáng chú ý khác của Teams là khi thêm thành viên mới trong nhóm. Người sử dụng có thể quyết định để thành viên mới được phép đọc nội dung chat cũ của nhóm hoặc chỉ được theo dõi nội dung chat từ khi mới được thêm vào nhóm.

Mặt khác, chức năng cho phép phân quyền thành viên hoặc chủ sở hữu cho thành viên mới khi tham gia nhóm chat cũng giúp việc quản lý nhóm chat diễn ra tốt hơn.

Việc theo dõi các tin nhắn trên Teams tương đối dễ dàng nhờ chức năng Filter. Với chức năng này, người sử dụng sẽ theo dõi được các tin nhắn được tag tên, các tin nhắn chưa đọc, tin nhắn đang theo dõi, tin nhắn thích. Như vậy, người sử dụng sẽ hạn chế việc bỏ lỡ tin nhắn trong các group chat.

Cuối cùng, Teams có thể tùy biến hàng chục tabs chức năng khác theo mục đích sử dụng của nhóm như Trello, Survey Monkey, Jira Cloud, Webex,…

Họp nhóm thông minh với công nghệ AI

Nhờ áp dụng AI, Teams hiện đang hoàn thiện chức năng Họp nhóm thông minh với nhiều tính năng ưu việt.

Ghi âm đám mây – Ghi âm cuộc họp chỉ bằng một thao tác bấm chuột với bản chép lại và định mã thời gian tự động, cho phép toàn bộ thành viên trong nhóm có thể đọc phụ đề, tìm kiếm trong cuộc hội thoại và phát lại toàn bộ hoặc một phần cuộc họp. Trong tương lai, tính năng này cũng sẽ bao gồm nhận diện khuôn mặt, nhờ vậy các nhận xét có thể được gán vào từng người tham dự cụ thể trong cuộc họp.

Dịch thông điệp nội tuyến – Những người bất đồng ngôn ngữ sẽ có thể giao tiếp trôi chảy với nhau qua việc dịch các bài đăng trong các kênh và trò chuyện.

Tương tác giọng nói Cortana cho các thiết bị hỗ trợ Teams – Cho phép người dùng dễ dàng thực hiện cuộc gọi, tham gia cuộc họp hoặc thêm người khác vào một cuộc họp trong Teams bằng cách sử dụng ngôn ngữ nói tự nhiên. Chức năng này sẽ mở rộng cho điện thoại IP và các thiết bị phòng hội thảo.

Làm mờ phông nền trên video – Tính năng làm mờ phông nền trong khi gọi video sẽ cho phép những người dự cuộc họp tập trung vào người nói chuyện thay vì những hình ảnh phía sau.

Phát hiện lân cận cho cuộc họp Teams – Tính năng này sẽ giúp người dùng dễ dàng khám phá và thêm một Hệ thống Phòng Skype ở gần và sẵn có cho bất kỳ cuộc họp nào.

Chia sẻ di động trong cuộc họp – Người dự cuộc họp sẽ có thể chia sẻ video phát trực tuyến, ảnh hoặc màn hình từ thiết bị di động của họ.

Tính năng bảo mật tiên tiến và tuân thủ theo chuẩn toàn cầu

Là một phần của Office 365, trong Microsoft Teams, dữ liệu được mã hóa toàn thời gian và được bảo trợ bởi một mô hình hoạt động minh bạch không truy cập vào dữ liệu khách hàng. Bộ nhận dạng nhiều tầng cung cấp bảo vệ danh tính nâng cao giúp đảm bảo dữ liệu an toàn trong nhóm.

Ngoài ra, Microsoft Teams sẽ hỗ trợ các chuẩn bảo vệ dữ liệu và tuân thủ trọng điểm, như các điều khoản xử lý dữ liệu với như các điều khoản chuẩn Liên minh Châu Âu (HIPAA BAA), ISO 27001, ISO 27.018, và báo cáo SSAE 16 SOC 1 và 2.

Chinh phục nhiều ông lớn trên khắp thế giới

Sau một năm ra mắt, Teams đã được ghi nhận từ các tập đoàn lớn. Đó là những câu chuyện của các công ty như RLH Corporation, Technicolor và General Motors, kể về việc Teams đã thực sự thay đổi cách mọi người tập hợp, đổi mới và phát triển kinh doanh.

RLH Corporation (tập đoàn khách sạn lớn trên thế giới)

Năm 2014, khi Greg Mount đảm nhiệm vai trò CEO của RLH Corporation, công ty mẹ của các thương hiệu khách sạn như Red Lion Hotels, GuestHouse và America’s Best Value Inn, ông đã thay đổi chiến lược của công ty để chuyển đổi từ một thương hiệu ở khu vực Tây Bắc Mỹ thành một thương hiệu toàn quốc.

Kể từ đó, RLH Corporation đã mua lại nhiều thương hiệu khách sạn, tăng từ 62 lên hơn 1.100 khách sạn chỉ trong ba năm. Để giải quyết vấn đề quản lý thay đổi và giúp thúc đẩy văn hóa nhất quán trong công ty, RLH Corporation đã bắt đầu sử dụng Teams vào năm ngoái.

RLH Corporation đã xem xét các công cụ cộng tác trò chuyện khác nhưng vì họ đã sử dụng Office 365 và Power BI nên Teams đã trở thành sự lựa chọn hợp lý nhất. Giờ đây, tất cả nhân viên của công ty đều sử dụng Teams. Nhóm lãnh đạo đã chuyển từ quy trình làm việc trực tiếp và dựa trên giấy tờ để liên lạc sang luồng dữ liệu và tương tác nghiêng về thời gian thực nhiều hơn.

Technicolor – Công ty đi đầu trong lĩnh vực truyền thông và giải trí

Technicolor đã sử dụng Teams nhằm mang đến một cách thức mới để nhân viên hợp tác trên tất cả lĩnh vực liên quan đến kỹ thuật, từ chiến lược đến mua sắm và các lĩnh vực liên quan khác.

Các đơn vị kinh doanh Dịch vụ sản xuất của Technicolor hiện đang bắt đầu sử dụng Teams cho các dự án quan trọng, đòi hỏi sự minh bạch, có nhiều nhân viên làm việc trên nhiều múi giờ thế giới. Qua đó, Teams đã giúp giảm số lượng các cuộc họp định kỳ và dòng thông tin nội bộ, đồng thời khai thác triệt để lợi ích của tài liệu đám mây.

Với những trải nghiệm tích cực, Technicolor dự định sẽ mở rộng phạm vi sử dụng Teams trong các bộ phận khác của tổ chức.

General Motors – Một trong những tập đoàn ô tô lớn nhất nước Mỹ

Đây là những gì Fred Killeen, CTO của General Motors, đã nói về Teams: “Để đem lại sự đổi mới cho các phương tiện giao thông, chúng tôi cần tối đa hóa hiệu quả hoạt động nhóm trong tất cả các nhóm kinh doanh. Teams cho phép nhân viên của chúng tôi kết nối vượt ranh giới địa lý và tổ chức qua một không gian duy nhất để truy nhập vào tất cả các cuộc hội thoại, tệp và nội dung. Sự tích hợp của Teams với toàn bộ Office 365 và các ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba giúp nhân viên của chúng tôi dễ dàng tìm kiếm thông tin có liên quan hơn. Kết quả là Teams giúp cả nhóm và từng cá nhân hoàn thiện công việc tốt nhất”.

Một số kết quả thực tế của việc ứng dụng Teams.

FPT – Một trong những tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam

Ngày 29/5/2019, FPT Software đã kết hợp với đại diện Microsoft tổ chức lễ giới thiệu Teams để áp dụng rộng rãi trên toàn công ty. Trước đó, Teams đã được thí điểm tại một số đơn vị của tập đoàn và nhận được những phản hồi tích cực.

Chị Nguyễn Thị Thúy An (FHN.BA) là người đã sử dụng Teams cho bộ phận BA một thời gian đã chia sẻ những ích lợi mà Teams mang lại so với những ứng dụng làm việc nhóm khác. “Teams đã giúp đơn vị BA có được sự giao tiếp tốt hơn trong đội nhóm của mình“, chị An chia sẻ.

Bên cạnh đó, chị An còn đề xuất những ý kiến để cải tiến Teams cho phù hợp và mang lại nhiều hiệu quả hơn cho các dự án như: Một số phần cần mở cho những CBNV đang onsite ngoài FPT Software; Chỉ admin mới xóa được cuộc hội thoại; Mời tất cả thành viên tham gia cuộc hội thoại; Tạo nhanh một cuộc hội thoại kết nối với email; Tự động cập nhật thành viên vào nhóm.

Anh Nguyễn Quang Dũng – Giám đốc IT FPT Software chia sẻ: “Triển khai Teams cùng mô hình On-Cloud sẽ gặp rất nhiều khó khăn đối với hạ tầng của IT. Tuy nhiên khi số lượng nhân sự của FPT Software không ngừng tăng lên, cách giao tiếp bằng email hay chat qua skype sẽ dần kém hiệu quả. Chúng ta cần nỗ lực thay đổi để thích nghi với cuộc sống 4.0 đầy biến động”.

Dự kiến từ 1/1/2020, Teams – Ứng dụng làm việc nhóm thuộc hệ sinh thái của Office 365 sẽ thay thế Skype for Business (Lync).  Là ứng dụng được 87 công ty thuộc Top Fortune 100 tin tưởng sử dụng, Teams được kỳ vọng sớm triển khai trên quy mô toàn FPT Software. Ứng dụng Teams không chỉ giúp tăng năng suất mà còn giúp củng cố hình ảnh một công ty công nghệ triển khai những ứng dụng xứng tầm world-class.

Microsoft Office 365 là gói phần mềm dịch vụ thương mại cung cấp các phiên bản đám mây của các phần mềm thông dụng của Microsoft trong đó bao gồm: gói ứng dụng văn phòng Microsoft Office và các phần mềm máy chủ như Exchange Server, SharePoint Server, và Lync Server.

Microsoft Teams là một hệ thống cung cấp chat, meetings, notes, và tệp đính kèm. Dịch vụ tích hợp với bộ Office 365 cho thuê của công ty, bao gồm bộ Microsoft Office và Skype, và các tính năng mở rộng mà có thể tích hợp với các sản phẩm không phải của Microsoft.

FPT chính thức cho nhân viên sử dụng bộ công cụ Office 365 của Microsoft thay thế cho bộ công cụ cũ từ tháng 2/2017. Theo chủ trương của tập đoàn, toàn bộ CBNV ký hợp đồng chính thức được thực hiện thay đổi này.

Tổng hợp

Tin liên quan: