Xuất phát từ thực tế nhằm tiết kiệm nguồn lực, tăng năng suất, đảm bảo tiến độ công việc cho các cán bộ nhân viên Ban nhân sự khi xử lý thư từ, anh Vũ Văn Tùng (công tác tại phòng Phát triển Công nghệ FPT Software) đã nảy ra ý tưởng về Mail Merge với các tính năng vượt trội, tích hợp nhiều chức năng mà chỉ những công cụ gửi mail trả phí trên thị trường mới có.

Nhiều cải tiến so với MS Word

Hàng ngày chuyên viên của Ban Nhân sự FPT Software phải xử lý hàng trăm thư từ gửi các đơn vị, thường xuyên sử dụng Mail Merge. Tuy nhiên với cách gửi Mail Merge qua Word thông thường, người dùng sẽ gặp rắc rối trong vấn đề đính kèm file (tùy biến); Gửi CC và BCC; Tùy biến subject. Đây là vấn đề mà hàng trăm cán bộ nhân viên của FPT Software gặp phải và loay hoay tìm hướng giải quyết.

Để giải quyết bài toán tạm thời, nhiều cán bộ nhân viên đã sử dụng công cụ Mapilab bán sẵn. Tuy nhiên, FPT Software phải bỏ ra 24 USD cho mỗi máy tính cài công cụ này. Trước thực trạng này, anh Vũ Văn Tùng (hiện đang công tác tại phòng Phát triển Công nghệ) đã nảy ra ý tưởng về FPT Software Mail Merge.

Chỉ sau 3 tuần, trải qua nhiều phiên bản và các khâu kiểm duyệt bảo mật gắt gao, đến giữa tháng 7, anh Vũ Văn Tùng và cộng sự đã cho ra đời FPT Software Mail Merge bản cuối cùng với các tính năng vượt trội.

Ngoài những tính năng cấp thiết mà Ban nhân sự yêu cầu như đính kèm file (tùy biến); Gửi CC và BCC; Tùy biến subject,… sản phẩm được tích hợp các tính năng của công cụ gửi mail trả phí trên thị trường, trong đó có cá nhân hóa người dùng, lưu kho template, kiểm tra mail gửi, cài đặt hòm thư gửi,… ngoài ra phát triển thêm ứng dụng phù hợp với thực tế công việc tại FPT Software.

Phần mềm sử dụng API từ Outlook, điều này giúp hệ thống không quá tải khi gửi số lượng lớn, dẫn đến email gửi đi bị chặn khỏi hòm thư người nhận. Theo phản hồi người dùng, trong 30 giây, FPT Software Mail Merge có khả năng gửi đến 5.000 email.

Tốc độ này lớn hơn so với nhiều công cụ gửi thư điện tử trên thị trường. Công cụ này không giới hạn số thư gửi mỗi lần. Hiện Mail Merge có thể tải xuống và cài đặt miễn phí trong toàn tập đoàn FPT.

Giao diện của FSOFT Mail Merge.

Giao diện của FPT Software Mail Merge gần giống với giao diện trên Outlook, gồm: Phần 1 có Outlook account; Mail title (có thể customize theo từng người nhận khác nhau); Exel template (file raw data để nhập thông tin liên quan đến từng người nhận); Phần 2 là “Body” thư với các chức năng cơ bản như định dạng font chữ, đoạn văn, chèn thông tin liên quan. Ngay sau khi cài đặt, người dùng có thể thực hiện các tác vụ hiện trên giao diện. Từ khi đưa vào sử dụng cách đây 2 tháng, anh Tùng ghi nhận có gần 500 lượt tải sử dụng.

Chia sẻ về những ưu điểm của công cụ này, anh Vũ Văn Tùng cho hay: “FPT Software Mail Merge có một số ưu điểm như tiết kiệm công sức trong việc gửi thông tin cho nhiều người dung theo định dạng nhất định. Đây là công cụ tự nội bộ FPT Software phát triển, không thu phí license và mở cho toàn bộ FPT, bất kỳ ai có nhu cầu đều có thể dử dụng. Công cụ thân thiện, dễ cài đặt, dễ sử dụng và hỗ trợ đẩy đủ chức năng cần thiết liên quan đến merge”.

Tác giả Vũ Văn Tùng chia sẻ về tool trong iKhiến số 4.

Nâng cao năng suất lao động khối Back Office

Từ sau khi đưa tool Mail Merge vào sử dụng, FPT Software đã nâng cao năng suất lao động mỗi ngày. So với việc sử dụng Mail Merge trên Word, giao diện FPT Software Mail Merge thân thiện hơn, cho phép lưu lại template để tái sử dụng. Bình thường nếu gửi thư cho từng đối tượng và đính kèm thì sẽ có các hạn chế như mất thời gian, mỗi mail trung bình mất 3 phút (sao chép, dán, sửa nội dung, đính kèm); Dễ quên sửa lỗi các chỗ; Thiếu đính kèm file, đính kèm nhầm. Còn với công cụ này, người dùng tránh được nhiều sai sót vì công cụ chạy mail theo trường dữ liệu, nếu không có đường dẫn file đính kèm sẽ cảnh báo đến người dùng.

Đánh giá về FPT Software Mail Merge, nhiều cán bộ nhân viên sử dụng khẳng định công cụ xứng đáng nhận được 9/10 điểm. Tuy nhiên nếu có thể cải thiện thêm phần tùy chỉnh nội dung thư và căn chỉnh bảng biểu linh hoạt hơn thì sẽ hoàn chỉnh hơn.

Trong thời gian tới, đội dự án sẽ tiếp tục sáng tạo những sản phẩm mới, hỗ trợ tối đa công việc nội bộ, góp phần tăng năng suất và đưa FPT Software vào hệ sinh thái số.

FPT Software

Tin liên quan: