Xuất phát từ thực tiễn mua bản quyền Office theo cách truyền thống đã không còn hợp lí từ vấn đề chi phí đến việc quản lí bản quyền, chuyển đổi lên Office 365 để tối ưu hóa chi phí, nâng cao các tiện ích của bộ công cụ văn phòng là việc làm cần thiết để tăng cường hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung tại FPT.

Từ thực tế đó, FPT đã tiến hành triển khai công nghệ điện toán đám mây của Microsoft cho hơn 20.000 người FPT cũng như các khách hàng của tập đoàn. Anh Nguyễn Xuân Việt – CIO tập đoàn cho biết: Quá trình chuyển đổi diễn ra từ đầu năm nay, hiện dự án đã tới những giai đoạn cuối, dự kiến 15/8 này sẽ hoàn thành tại đơn vị cuối cùng là FPT Software.”

Chia sẻ về quá trình chuyển đổi, anh Đặng Tuấn Vũ – Quản trị hệ thống thông tin kể lại: “Mặc dù thời gian chuyển đổi trùng với thời gian WannaCry và Petya hoành hành, nhưng không ảnh hưởng nhiều đến quá trình đồng bộ của hệ thống, khó khăn nằm ở việc nguồn lực đôi lúc bị phân tán, quá trình chuẩn bị, training cho người dùng cuối và giúp người dùng thay đổi thói quen sử dụng.”

Theo anh việc chuyển đổi người dùng lên Office 365 chỉ chiếm 60% khối lượng công việc, 40% còn lại nằm ở việc lên kế hoạch, tổ chức các khóa đào tạo cho người dùng để có thể tận dụng hết các tính năng của Office 365 một cách hiệu quả.

FPT IS là đơn vị đầu tiên thực hiện và hoàn thành chuyển đổi vào tháng 3 năm nay.

Trong tháng 4 vừa qua, FPT Software cũng đã tiến hành chuyển đổi hệ thống của đơn vị lên Office 365. Nhưng do đặc thù là đơn vị “đông đảo” nhất tập đoàn, cùng với việc phải làm việc với nhiều khách hàng lớn trên thế giới, mỗi khách hàng lại có những yêu cầu về chính sách khác nhau cho các nhóm dự án, đơn vị gặp khá nhiều khó khăn để có thể chuyển đổi toàn bộ lên hệ thống Office 365.

Anh Nguyễn Anh Tú – Giám đốc trung tâm IT FPT Sofware cho biết, chuyển đổi lên Office 365 làm mất đi một phần linh hoạt của chính sách so với hệ thống on-premise truyền thống. Chính vì thế, đến hết năm 2017, hệ thống mail on-premise vẫn sẽ được giữ nguyên và vận hành song song với hệ thống Cloud để đáp ứng những chính sách ràng buộc với khách hàng.

Để có thể tiến hành chuyển đổi, ban IT của FPT Software đã phải nghiên cứu xử lý các vấn đề khác biệt, khả năng tương thích để chuyển hướng người dùng, sau đó tập trung vào chuyển đổi ứng dụng email và giới thiệu các ứng dụng mới tới các cán bộ. Đơn vị dự kiến sẽ hoàn thành việc chuyển đổi vào giữa tháng 8.

Tại FPT Retail quá trình chuyển đổi đã hoàn tất đúng tiến độ vào tháng 06/2017. Với những chia sẻ kinh nghiệm, khó khăn ở các đơn vị trước, quá trình thực hiện diễn ra khá thuận lợi. Khó khăn lớn nhất của đơn vị nằm ở khối Văn phòng và cửa hàng nằm rải rác và cách xa về địa lý nên việc hỗ trợ trực tiếp đôi lúc khó khăn cho người dùng cuối. Tuy nhiên, vấn đề này cũng đã được giải quyết bằng các công cụ hỗ trợ từ xa.

Anh Nguyễn Thế Công – Giám đốc IT FPT Retail cho hay: “Trong quá trình hoạt động, đơn vị không gặp lỗi và khó khăn gì nhiều do toàn bộ nhân viên trong Bộ phận IT đã được ưu tiên chuyển đổi lên trước, nhằm xử lí các lỗi phát sinh, cũng như đúc kết, hỗ trợ người dùng cuối khi thực hiện chuyển đổi sau này.”

Cùng trong tháng 6, FPT Telecom cũng đã hoàn thành việc chuyển đổi lên hệ thống Office 365. Xuất thân là đơn vị viễn thông thông, nên quá trình kết nối với hệ thống của Microsoft khá dễ dàng và thuận lợi, khó khăn chỉ là sự không tương thích giữa các phần mềm Office cài sẵn.

Chia sẻ về kinh nghiệm “lên mây” anh, Nguyễn Đình Long – Phụ trách IT FPT Telecom cho biết “FPT Telecom đã chủ động phối hợp giữa các đơn vị hỗ trợ và các bộ phận, sử dụng nhân sự tại chỗ là kĩ thuật viên và CBNV có kĩ năng về IT tại các phòng giao dịch và Chi nhánh công ty.

Theo đánh giá của anh Lê Hoàng Đức Anh – Phóng viên báo Chungta thì phiên bản Office 365 hiện tại khá đầy đủ, và giúp tiết kiệm dung lượng cho người dùng. Ngoài chức năng chính về bộ Office trực tuyến giúp người dùng có thể soạn thảo, chỉnh sửa và lưu trên đám mây, Office 365 còn cung cấp rất nhiều công cụ họp, làm việc, sắp xếp lịch trình và tổ chức nhóm. “Dù chưa sử dụng hết các chức năng đó nhưng cá nhân tôi đánh giá đối với các doanh nghiệp, tổ chức thì đó là những ứng dụng rất tiện lợi”, anh nói thêm.

Nhìn chung Office 365 không thay đổi nhiều về cách làm việc. Dù có thể sử dụng trực tuyến nhưng mỗi khi sử dụng bộ Office thì người dùng vẫn ưu tiên sử dụng các bản Offline trên máy, rồi sau đó đồng bộ trực tiếp lên OneDrive. Cách này được đánh giá sẽ tiện hơn vì không phải ở đâu cũng có kết nối mạng hoặc kết nối mạng ổn định để luôn làm việc một cách nhanh nhất.

Team, Yammer là tính năng khá nổi bật của Office 365, nhưng hiện tại các FPTer vẫn đang làm quen tốt và khá hài lòng với những gì WorkPlace mang lại, bởi giao diện và các tính năng của trang cũng đầy đủ và tiện lợi như chương trình Facebook vẫn dùng hàng ngày.

Theo kiến nghị từ các đơn vị, bộ phận quản lí chung của hệ thống nên xây dựng hệ thống báo cáo cho các đơn vị tự phục vụ. Hiện tại office 365 được quản lí tập trung ở FPT Information Management nên các đơn vị khá khó khăn mỗi khi cần lấy báo cáo sử dụng. Cũng như cần có phương án dự phòng nếu quá số lượng đăng kí, trong trường hợp phát sinh thêm thì chưa có phương án để khắc phục.

Hiện tại, về cơ bản các đơn vị đã hoàn thành quá trình chuyển đổi, chỉ còn FPT Online chưa có kế hoạch chuyển lên điện toán đám mây, trong khi đó tổ chức giáo dục FPT đang chuẩn bị cơ sở vật chất để chuyển đổi trong thời gian tới. Đơn vị duy nhất trong tập đoàn không sử dụng dịch vụ này là sàn thương mại điện tử Sendo.vn.

Office 365 được giới thiệu lần đầu tiên vào tháng 10/2010. Sau quá trình thử nghiệm kín với sự hỗ trợ của nhiều tổ chức và đơn vị trên thế giới, ngày 28/7/2011, Microsoft chính thức phát hành dịch vụ điện toán đám mây Office 365 cho các khách hàng doanh nghiệp, được đánh giá đảm bảo thời gian hoạt động đến 99,9%.

 

Bắt đầu từ tháng 2/2017, Tập đoàn FPT đã bắt đầu triển khai công nghệ đám mây Microsoft Office 365. Với hệ thống mới này, người dùng sẽ được hỗ trợ lưu trữ đến 50GB mailbox và có thể gửi thư với kích thước 25MB. Hệ thống còn hỗ trợ họp trực tuyến lên đến 250 người và cho phép lưu trữ đám mây lên đến 1TB dữ liệu.

Thảo Nguyên

Tin liên quan: