Phát hành hóa đơn tự động – Thay đổi nhỏ mang lại ý nghĩa lớn

170

Hệ thống phát hành hóa đơn tự động do anh Hà Đức Khánh nghiên cứu và phát triển đã giúp FPT Telecom tinh giảm nhân sự, tiết kiệm được chi phí trả lương 3-4 tỷ/năm, nâng cao hiệu suất làm việc từ đó mang lại nhiều giá trị tích cực cho tổ chức cũng như tối ưu quy trình quản lý, tiết kiệm chi phí.

Xuất phát từ thực trạng việc phát hành hóa đơn đang thực hiện hoàn toàn thủ công và dựa vào sức người. Việc này lại có tính rủi ro cao, độ chính xác, tính đúng hạn, phát hành sót,… không được đảm bảo mà năng suất lại thấp. Nhân sự phát hành quá tải, dễ xảy ra sai sót trong quá trình phát hành hóa đơn và không có thời gian để thực hiện các mảng công việc khác. Trung bình một nhân viên quản lý hợp đồng mất 60% thời gian vào việc phát hành hóa đơn.

Trăn trở về vấn đề này, anh Hà Đức Khánh, nhân viên nghiệp vụ của Trung tâm Quản lý cước FPT Telecom, đã xây dựng hệ thống “phát hành hoá đơn tự động”.

Hệ thống được xây dựng và vận hành theo các bước, đầu tiên và quan trọng nhất là chuẩn bị được nguồn dữ liệu khách hàng: Khách hàng mới, khách hàng FPT Play, khách hàng IPTV, khách hàng recare… Mỗi nguồn dữ liệu theo cấu trúc đặc thù nằm trên các hệ thống khác nhau được tập hợp lại nhờ vào hệ thống Data Warehouse.

Quá trình này sẽ xử lý, cũng như chuẩn hoá dữ liệu, loại bỏ những thông tin đặc thù không cần thiết, tính toán lại số tiền trên hoá đơn một lần nữa để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu cũng như tốc độ truy xuất tối ưu nhất.

Việc tập hợp dữ liệu này rất quan trọng, cần phải đáp ứng được các tính chất như: Tính hướng chủ đề (Subject – oriented), dữ liệu có tính tích hợp (Integrated), dữ liệu có tính ổn định (Non-volative), dữ liệu có tính biến đổi theo thời gian (Time-variant).

Bước thứ hai, hệ thống tiến hành phát hành hoá đơn tự động dựa trên tập dữ liệu đã được chuẩn bị. Hoá đơn sau khi phát hành xong sẽ được chuyển thành bản điện tử với chữ ký số gần như tức thì để phục vụ khách hàng truy xuất và kiểm tra thông tin trên Member, HiFPT.

Quy trình vận hành của hệ thống phát hành hóa đơn tự động.

Hệ thống hiện đã được tích hợp trên Insight của FPT Telecom, tự động check tất cả số liệu tài chính liên quan đến đơn giá, điều kiện hợp đồng thanh toán từ khách hàng… Khi có yêu cầu xuất hoá đơn từ khách hàng, hệ thống sẽ tự cập nhật, xem xét các điều kiện thoả mãn hợp đồng. Nếu hợp đồng đáp ứng đầy đủ thì hoá đơn sẽ tự động xuất ra. Hiện tại, hệ thống nhận diện 3 loại đối tượng: khách hàng cũ, khách hàng mới và khách hàng mua FPT Playbox.

Với các xuất hóa đơn bằng tay, một nhân viên FPT Telecom mất 5-7 phút để hoàn thành một hóa đơn. Với hệ thống này, trong 5 phút, hệ thống có thể xuất hàng ngàn hóa đơn.

Sau hơn 3 tháng xây dựng và thiết lập, hệ thống hoá đơn tự động đã được triển khai toàn quốc từ tháng 4/2019. Gần 65% hóa đơn đã được hệ thống phát hành tự động. Toàn quốc cắt giảm được khoảng 40-45 nhân sự, tiết kiệm được chi phí trả lương gần 3 tỷ/năm. Doanh thu được phát hành đầy đủ, đúng hạn, giúp tăng năng suất lao động. Đồng thời giúp tránh được các sai sót do lỗi nhân viên như: chọn sai doanh thu, sai số tiền, sai kỳ hạn, kích thanh toán sót, khách hàng trả trước nhưng sót phát hành dẫn tới ra cước lẻ, khiếu nại,…

Anh Hà Đức Khánh cũng chia sẻ: “Tương lai, nhóm phát triển mong muốn có thể áp dụng thêm công nghệ Big Data để xây dựng được các báo cáo hỗ trợ ra quyết định cũng như có thể dự đoán được sự tăng trưởng doanh thu trong các nhóm khách hàng.

Hà Đức Khánh – Phương Thảo

Tin liên quan: