Synnex FPT tập trung chuyển đổi số để tăng hiệu quả kinh doanh

264

Synnex FPT hiện là nhà phân phối sản phẩm CNTT-Viễn thông lớn tại Việt Nam, là đối tác phân phối của hơn 40 nhãn hàng công nghệ có uy tín trên thế giới và mạng lưới phân phối phủ khắp 63 tỉnh thành trên toàn quốc. Qua một năm chuyển mình với những nỗ lực không ngừng, Synnex FPT đã thực hiện chuyển đổi số trên các hệ thống phân phối, logistics để tối ưu hóa quy trình vận hành, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Synnex FPT từ những ngày đầu tiên

Nhìn lại bối cảnh gần 30 năm trước, khi thị trường Công nghệ Thông tin (CNTT) Việt Nam bắt đầu khởi sắc, FPT là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong việc nhập khẩu các thiết bị CNTT. Những sản phẩm dán tem FPT đã trở thành huyền thoại với câu cửa miệng “hàng FPT” để phân biệt với hàng trôi nổi trên thị trường xách tay.

Sau 10 năm hoạt động trung tâm Dịch vụ tin học (FSC) đã phát triển thành quy mô Công ty và thành lập chi nhánh tại Đà Nẵng, Cần Thơ. Năm 2009, họ nhà buôn hợp nhất 3 người anh em (sản phẩm tin học, sản phẩm viễn thông và bán lẻ) về chung một nhà dưới tên gọi mới “sang chảnh” hơn là FPT Trading – FTG.

Năm 2012, mảng bán lẻ ra để tập trung phát triển thương hiệu FPT shop trực thuộc tập đoàn. FTG tập trung vào sản phẩm tin học, sản phẩm viễn thông, sản xuất máy tính và điện thoại thương hiệu FPT.

Tháng 9/2017, FPT ký thỏa thuận hợp tác đầu tư với Synnex, FTG được đổi tên thành Synnex FPT Synnex FPT hiện là nhà phân phối sản phẩm CNTT-Viễn thông lớn tại Việt Nam, với truyền thống phân phối hơn 20 năm, là đối tác phân phối của hơn 40 nhãn hàng công nghệ có uy tín trên toàn thế giới và mạng lưới phân phối phủ khắp 63 tỉnh thành trên toàn quốc. Thông qua hệ thống này, sản phẩm công nghệ của các đối tác là các thương hiệu công nghệ nổi tiếng thế giới được đưa đến người tiêu dùng Việt Nam một cách nhanh chóng nhất.

Từng bước gỡ rối những khó khăn

Tại Synnex FPT, trước khi được số hóa, quy trình vận hành hầu hết được thực hiện thủ công, không theo thời gian thực. Ví dụ, khi muốn kiểm tra tình trạng giao hàng trong thời gian di chuyển, người cần thông tin phải điện thoại/email qua rất nhiều khâu.

Với những nỗ lực không ngừng, Synnex FPT đã thực hiện chuyển đổi số trên các hệ thống phân phối, logistics để tối ưu hóa quy trình vận hành, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Xây dựng hệ thống thông tin Synnex FPT thế hệ thứ 2

Hệ thống thông tin Synnex FPT thế hệ thứ 2 đã được khởi động, sử dụng công nghệ/kiến trúc mới nhất, cung cấp dịch vụ cho nội bộ (hệ thống Insight) và khách hàng (hệ thống ESD).

Insight được định hướng là một hệ thống đa phân hệ, quản lý tích hợp phần lớn các hệ thống thông tin hiện có của Synnex FPT để người dùng không phải đăng nhập và thao tác trên nhiều hệ thống. Đồng thời thông tin giữa các phân hệ được kết nối và kế thừa nhau, người dùng được nhiều lợi ích từ việc khai thác, sử dụng thông tin cũng như không phải lặp lại những thao tác  ở các khâu xử lý. Các phân hệ hiện tại của hệ thống Insight đã có và đưa vào sử dụng bao gồm: Quản lý sản phẩm, bảng giá bán hàng (PIM); Quản lý khách hàng; Quản lý nhà cung cấp; Quản lý hợp đồng với hãng.

Bên cạnh đó, có các phân hệ đang trong quá trình xây dựng/chuẩn bị đưa vào sử dụng: Quản lý bảo lãnh đối tác; Quản lý sản xuất (của nhà máy eLead); Quản lý công nợ khách hàng. Trong thời gian sắp tới, các phân hệ về Chương trình bán hàng; Quản lý vendor AR; Quản lý và phê duyệt tờ trình marketing; Quản lý bán hàng; Quản lý đặt hàng sẽ được tích hợp.

Hệ thống ESD là hệ thống đặt hàng online, cho phép khách hàng đặt hàng trực tiếp trên hệ thống (hiện tại mới áp dụng cho phần đặt license hàng Microsoft). Từ đơn đặt hàng của khánh hàng trên hệ thống ESD sẽ được đẩy tự động sang hệ thống bán hàng nội bộ của Synnex FPT và sau đó kết nối trực tiếp với hệ thống bán hàng của Micosoft để đặt hàng và lấy key trả về email cho khách hàng.

Tức là khách hàng có thể tự chủ động việc đặt hàng mà không cần làm việc và thông quan nhân viên kinh Doanh của Synnex FPT.

Xây dựng các dịch vụ, hệ thống cho khách hàng

Xuất phát nhu cầu đặt ra về mặt quản trị khi FSC (FPT Service) sát nhập về FTG, nay là Synnex FPT và từ thực trạng những hệ thống quản lý kho hàng cũ thiếu nhiều tính năng, quy trình có nhiều hạn chế, gây ra không ít trở ngại cho quá trình tác nghiệp, Synnex FPT đã thực hiện việc kết nối website FSC (FPT Service) với hệ thống bảo hành FSM (FPT Servive Management), cho phép khách hàng kiểm tra tình trạng sửa chữa, chủ động theo dõi được các thông tin về máy mình mang sửa. Khách hàng chỉ cần nhập số phiếu sửa chữa, hệ thống sẽ hiển thị thông tin tra cứu: Khách hàng, tình trạng máy, ngày dự kiến sửa xong,…

Hệ thống quản lý sửa chữa FSM được phát triển dựa trên các công nghệ ASP.NET/SQL Server và SQL Server Replication mang đến nhiều tính năng ưu việt như tin học hóa toàn bộ quy trình sửa chữa và triển khai của doanh nghiệp và FPT Services trên phần mềm; loại bỏ hầu hết các khâu sử dụng bản cứng, email trong quá trình làm việc giúp tiết kiệm chi phí; có khả năng báo cáo, cảnh báo hoạt động sửa chữa thông qua hệ thống các báo cáo chuyên sâu.

Với những tính năng từ hệ thống này, đơn vị có thể dễ dàng quản lý được toàn bộ hoạt động sửa chữa (bảo hành & dịch vụ) của FPT Services, quản lý các hoạt động triển khai dịch vụ tin học trên hệ thống, quản lý toàn bộ hoạt động kho hàng, thu tiền trên hệ thống và quản lý toàn bộ hoạt động trung tâm bảo hành ủy quyền.

Liên tục cải tiến các hệ thống và quy trình, tự động hóa quy trình xử lý giúp giảm bớt thời gian và công sức xử lý

Synnex FPT cũng triển khai tự động và phân cấp duyệt công nợ, tự động tách hóa đơn và tự động đồng bộ đơn hàng trên hệ thống FTG Salesman, giúp giảm rất nhiều thời gian xử lý công việc của bộ phận Kế toán Công nợ và Kế toán hóa đơn.

Tiêu biểu có thể kể đến hệ thống quản lý mua hàng ePO thuộc nhóm phát triển của anh Đào Ngọc Anh, Trưởng phòng Phần mềm, FPT Trading. ePO đảm nhiệm các hoạt động mua hàng từ khi có yêu cầu mua hàng đến quy trình phê duyệt trên hệ thống sau đó ghi nhận thông tin, logistics… các bộ phận được phân quyền, phối hợp làm việc hiệu quả; tiết kiệm 40 man month bởi sự tự động hóa quy trình, loại bỏ thời gian chờ đợi.

Hệ thống ePO giúp tin học hóa quy trình mua hàng tại Synnex FPT.

Bên cạnh việc triển khai trong nội bộ doanh nghiệp, Synnex FPT cũng đã kết nối thanh toán thuế nhập khẩu và phí hải quan của hệ thống ePO với Vietinbank. Cho phép kế toán ngân hàng đẩy thông tin nộp thuế/phí hải quan theo tờ khai từ hệ thống ePO sang Vietinbank. Sau đó ePO tự động cập nhật tình trạng đóng thuế theo thông tin trả về của Vietinbank, và tự động cập nhật tình trạng lô hàng đẩy sang khâu xử lý của bộ phận Giao nhận xuất nhập khẩu. Từ dữ liệu nộp thuế, ePO tự động đẩy thông tin tạo receipt lên Oracle thay cho việc phải tạo thủ công như trước đây.

Ngoài ra, các quy trình kho vận cũng được cải tiến đáng kể thông qua việc triển khai hệ thống quản lý giao hàng, kết nối với đơn vị vận chuyển (Kerry); giúp các bộ phận liên quan kiểm tra được tình trạng giao hàng ở mọi thời điểm, kiểm soát được tình trạng tổng quan của nhiều đơn hàng, cung cấp các số liệu chính xác, đầy đủ và chi tiết một cách nhanh chóng. Đồng thời có thể theo dõi thời gian giao hàng, thực hiện lưu trữ thời gian xử lý các đơn hàng, qua đó theo dõi được chi tiết được các mốc thời gian trong quá trình xử lý xuất kho vận và chuyển, thay thế cho các thao tác Excel và phải tìm kiếm thông tin ở nhiều hệ thống khác nhau.

Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin

Vừa qua, Synnex FPT cũng đã triển khai Telepresent và Video Conference mới trên nền thiết bị Cisco cho phòng họp 3 và phòng tầng 6 ở Hà Nội, phòng London và Seul ở Hồ Chí Minh. Mang lại nhiều tiện ích cho việc hội họp: Giúp việc vận hành cuộc họp tốt hơn; Hình ảnh rõ nét; Chất lượng âm thanh trung thực; Giảm thiểu chi phí và thời gian đi lại cho các lãnh đạo không những nội bộ, mà còn  họp với Synnex Đài Loan và các công ty thành viên khác của Synnex  rải rác khắp nơi.

Những tính năng mới được bổ sung bao gồm:

Cuộc họp thông minh: Camera tích hợp, mạnh mẽ cung cấp khả năng xem thông minh, ví dụ như tự động đóng khung và theo dõi loa; giảm nhiễu tiếng ồn tự động gặp gián đoạn.

Bản trình bày thông minh: Hỗ trợ tối đa ba màn hình, chia sẻ không dây và nội dung 4k tạo bản trình bày tuyệt vời. Việc trình chiếu Slide báo cáo rõ nét, tương tác đơn giản cho người dùng giúp cho các miền nhìn rõ hơn các Slide bao cáo khi họp.

Tích hợp thông minh: Số người đếm chỉ số ứng dụng và phân bổ tài nguyên; tích hợp chặt chẽ với màn hình để nâng cao tương tác với người dùng; API và macro cho phép cá nhân hóa với cuộc họp.

Xây dựng hệ thống báo cáo

Synnex FPT đã xây dựng thành công hệ thống báo cáo quản trị, hệ thống báo cáo tài chính (báo cáo Income Statement, Balance Sheet). Hệ thống báo cáo quản trị cung cấp những thông tin tổng quan và số liệu cụ thể về tình trạng bán hàng, tồn kho, công nợ, doanh thu, chi phí… của công ty. Hệ thống báo cáo tài chính giúp tự động lấy số liệu từ hệ thống để lên báo cáo; tự động hoá việc kiểm tra, đối chiếu các sai sót về số liệu; lưu trữ có hệ thống các báo cáo đã gửi.

Hệ thống báo cáo ra đời giúp việc ra quyết định quản lý, điều hành hoạt động doanh nghiệp nhanh, chính xác; đồng thời giúp sử dụng một cách hiệu quả nguồn vốn, nguồn lực doanh nghiệp.

Ông Mathew Miau – Chủ tịch Synnex Technology International và ông Trương Gia Bình – Chủ tịch FPT cùng Ban lãnh đạo Synnex FPT tại lễ kỷ niệm.

Tại lễ kỷ niệm 1 năm hợp tác giữa Synnex và FPT,  Chủ tịch FPT Trương Gia Bình chia sẻ, FPT đang đi tiên phong trong lĩnh vực chuyển đổi số tại Việt Nam, lấy data làm trọng tâm để hướng tới doanh nghiệp 4.0. Trong tương lai, Chủ tịch FPT tin tưởng rằng Synnex FPT sẽ nâng tầm lên vị trí nhà phân phối hàng đầu Đông Nam Á.

 Mạnh Hà – Thảo Nguyên

Tin liên quan:
  • 18
    Shares