Thách thức đối với ERP trong kỷ nguyên số và vai trò của Blockchain

305

Hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) ngày nay đã trở thành một yếu tố không thể thiếu đối với bất cứ doanh nghiệp – tổ chức nào nếu muốn phát triển và trường tồn. Khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 (CMCN 4.0) và làn sóng chuyển đổi số đang dần bao trùm khắp thế giới, các giải pháp ERP cũng cần biến đổi theo để đáp ứng những yêu cầu cao hơn về năng lực quản lý.

Các thách thức đối với ERP trong kỷ nguyên số

Giao dịch là trái tim của các hệ thống quản lý. Vai trò quan trọng nhất của ERP là ghi nhận đầy đủ, chính xác những dữ liệu giao dịch để các doanh nghiệp, tổ chức có thể hạch toán, đánh giá và hoạch định hoạt động của mình. Dữ liệu giao dịch xuất phát từ những quy trình nghiệp vụ tài chính, thương mại, sản xuất, dịch vụ, nhân lực… Trong kỷ nguyên số, khi kết nối Internet và các thiết bị di động trở nên phổ cập thì quy mô và bản chất của dữ liệu giao dịch cũng thay đổi theo. Càng có nhiều thiết bị kết nối mạng, sẽ càng có nhiều dữ liệu giao dịch được phát sinh (Biểu đồ dưới đây ước tính số lượng thiết bị và người dùng kết nối Internet cho tới năm 2020 – theo Forbes Insights).

Nguồn: Forbes Insights 2016.

Dữ liệu sẽ đến từ nhiều nguồn hơn, phân tán hơn và đa dạng hơn. Dữ liệu sẽ không chỉ từ các giao dịch như đặt hàng, thanh toán… truyền thống mà sẽ ngày càng có nhiều giao dịch phát sinh tự động (machine-to-machine), phát sinh từ các ứng dụng di động, từ cảm biến, từ dòng chảy thông tin trên Internet, từ các hệ thống đo lường, v.v. Internet vạn vật (IoT), học máy và các công nghệ hỗ trợ kết nối con người, vạn vật và các quy trình nghiệp vụ sẽ phát sinh nhu cầu xử lý những giao dịch phức tạp, trong đó bao gồm rất nhiều bên cùng tham gia.

Do vậy, hệ thống ERP tương lai sẽ không chỉ đóng kín trong một tổ chức mà nó phải mở rộng ra ở quy mô hệ sinh thái, bao gồm các doanh nghiệp, đối tác, nhà cung cấp, đại lý, khách hàng, thậm chí cả những cá nhân trong cộng đồng… cùng tương tác. Yêu cầu này đặt ra thách thức cho các giải pháp ERP truyền thống. Các giải pháp này hiện vẫn còn những hạn chế nhất định về khả năng xử lý giao dịch phức tạp, có tần xuất lớn và tính đa dạng cao.

Để kết nối giữa những đối tác trong hệ sinh thái, giữa những quy trình nghiệp vụ với nhau, các giải pháp ERP hỗ trợ khả năng tích hợp dữ liệu (ví dụ: dựa trên các dịch vụ web, API…). Tuy nhiên mối tích hợp (giữa các cơ sở dữ liệu hoặc giữa các ứng dụng quản lý thuộc các tổ chức khác nhau) thường là điểm yếu nhất, bộc lộ nhiều rủi ro nhất về tính bảo mật, toàn vẹn dữ liệu, tốc độ và sự ổn định của quá trình vận hành. Khi dữ liệu xuất ra từ hệ thống nguồn để nhập vào một hệ thống đích, nó có thể bị nghe lén hoặc giả mạo bởi một bên thứ 3. Các quy trình nghiệp vụ xuyên qua các hệ thống khác nhau có thể bị gián đoạn hoặc chậm lại. Hệ thống ERP ngày nay thường mới tập trung cho các quy trình nghiệp vụ nội bộ của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Việc xử lý tự động các quy trình nghiệp vụ liên thông giữa nhiều doanh nghiệp, tổ chức khác nhau vẫn còn hạn chế.

Công nghệ Blockchain

Công nghệ Blockchain được nhắc đến đầu tiên trong vai trò nền tảng cho hệ thống giao dịch tiền ảo – Bitcoin (từ năm 2009). Tuy nhiên khả năng ứng dụng của nó trên thực tế rộng lớn hơn rất nhiều. Đây sẽ là công nghệ giúp chúng ta khắc phục những hạn chế của các hệ thống quản lý nói chung và ERP nói riêng đã nêu ở trên. Một chuỗi khối (blockchain) được coi như một sổ cái (ledger) được quản lý hoàn toàn phân tán trên mạng ngang hàng (peer-to-peer network). Mỗi giao dịch có thể được tổ chức dưới dạng một khối (block) có liên kết tới các giao dịch trước đó, tạo thành một chuỗi các khối. Một giao dịch mới được chia sẻ với các nút trong mạng ngang hàng. Các nút phê chuẩn và mã hóa giao dịch đó để lưu lại trong chuỗi. Do vậy, thông tin về giao dịch lưu tại blockchain được đảm bảo an toàn và gần như không thể bị giả mạo.

Ứng dụng Blockchain trong ERP sẽ tạo nên những thay đổi cơ bản như sau:

  • Loại bỏ nhu cầu về một thực thể trung gian: Trong các giao dịch phức tạp gồm nhiều bên cùng tham gia, cách tiếp cận truyền thống thường cần một thực thể trung gian (hoặc trung tâm – central point) để quản lý tập trung tất cả các giao dịch, xác minh tính đúng đắn của các thành viên, xác thực giao dịch, v.v. Thực thể trung gian làm cho việc xử lý các giao dịch chậm hơn và tốn kém hơn. Bên cạnh đó, mô hình này phát sinh rủi ro trong trường hợp thực thể trung gian, là điểm trọng yếu có thể kiểm soát toàn bộ hệ thống, bị tấn công. Khi ứng dụng Blockchain, mô hình phân tán hoàn toàn (trên mạng peer-to-peer) của công nghệ này cho phép thực hiện giao dịch trực tiếp giữa các bên với nhau mà không cần đến một thực thể trung gian. Các bên (peer) tham gia vào giao dịch sẽ xác thực và lưu trữ dữ liệu theo giao thức của Blockchain, đảm bảo thông tin được an toàn (gần như tuyệt đối). Mô hình này không chỉ phù hợp với các doanh nghiệp lớn (như trường hợp của ERP truyền thống) mà còn khả thi với các doanh nghiệp nhỏ, thậm chí cả các startup khi họ có thể dễ dạng tham gia vào mô hình quản lý phân tán như vậy.
Nguồn: Financial Times.
  • Chia sẻ dữ liệu tin cậy: Khi thông tin về tài sản, vật tư, chứng từ, giao dịch… cần được chia sẻ và quản lý bởi nhiều đơn vị khác nhau, các hệ thống ERP hiện tại vẫn còn bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt là ở khả năng chống lưu trữ trùng lặp, sai lệch giữa các phiên bản, gian lận, ghi nhận thanh toán nhiều lần… Có thể khắc phục những hạn chế này bằng các tính năng được phát triển thêm (work-around), song việc đó thường ảnh hưởng đến hiệu năng vận hành hệ thống. Ngoài ra, sẽ cần phải có thêm các xử lý kiểm tra hậu giao dịch để phát hiện lỗi và loại bỏ sai lệch. Trong khi đó, chia sẻ và đảm bảo dữ liệu nhất quán giữa các thành viên là tính năng vốn có của Blockchain. Công nghệ này cho phép tất cả các bên tham gia giao dịch luôn nhận được thông tin tin cậy. Ví dụ như trong quản lý chuỗi cung ứng (khi thường xuyên có các giao dịch phức tạp giữa rất nhiều đơn vị khác nhau như các nhà sản xuất, phân phối, vận chuyển, cơ quan kiểm tra, kho – bãi, thương mại…), Blockchain sẽ cho phép thực hiện hiệu quả các công việc sau xuyên suốt các đơn vị trong chuỗi:
    • Ghi nhận chính xác các hàng hóa, vật tư và tài sản (như container, tấm nâng, xe kéo…) cùng với số lượng được luân chuyển giữa các bên trong chuỗi cung ứng;
    • Lưu vết các loại chứng từ như đơn hàng, hóa đơn, vận đơn… giữa các bên;
    • Chứng thực và xác minh hàng hóa, ví dụ như có trong danh mục cấm không… Gắn hàng hóa với các mã định danh như số sê-ri, mã vạch, RFID… và thống nhất trong toàn chuỗi.
  • Tự động hóa các quy trình xuyên suốt nhiều đơn vị khác nhau: Khi một quy trình nghiệp vụ được thực hiện bởi nhiều đơn vị khác nhau, xuyên qua nhiều hệ thống ERP khác nhau, sẽ xuất hiện những trở ngại do sự khác biệt giữa các hệ thống. Hạn chế này làm ảnh hưởng đến tốc độc xử lý và có thể gây ra tranh chấp. Bên cạnh vấn đề sai lệch thông tin được quản lý riêng rẽ giữa các bên, sự khác biệt về lợi ích cũng gây nên trở ngại. Ví dụ như một tình huống đơn giản sau: khi nhà cung cấp hoàn thành bàn giao hàng hóa, họ yêu cầu khách hàng thực hiện ngay việc thanh toán. Trong khi đó, phía khách hàng lại cố tình xử lý hóa đơn thật chậm để có thêm chút lợi ích từ giao dịch này. Những khác biệt này rõ ràng ảnh hưởng đến hiệu quả chung của toàn hệ thống. Hợp đồng thông minh (smart contract) trên Blockchain sẽ giúp khắc phục trở ngại này. Các điều khoản quy định trong hợp đồng được thống nhất giữa các bên. Khi bàn giao được xác nhận hoàn thành, hệ thống sẽ kích hoạt hóa đơn điện tử và tiến hành thanh toán tự động qua hệ thống ngân hàng. Nhờ vậy, quy trình nghiệp vụ sẽ không bị can thiệp bởi yếu tố con người. Và điều này giúp rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa hoạt động của tất cả các bên.

Việc phát triển và ứng dụng công nghệ Blockchain cho các hệ thống thông tin quản lý hiện đang ở giai đoạn khởi đầu, song sẽ tạo nên những thay đổi đột phá trong tương lai không xa. Theo phân tích của Gartner: Tới năm 2022, có ít nhất một doanh nghiệp sáng tạo được xây dựng trên công nghệ Blockchain với giá trị 10 tỉ đô la. Tới năm 2030, sẽ có 30% số lượng khách hàng toàn cầu sử dụng Blockchain làm công nghệ nền tảng để phục vụ hoạt động thương mại. Và đến năm 2025, giá trị kinh doanh do Blockchain tạo thêm sẽ đạt hơn 176 tỉ đô la, và sau đó sẽ vượt quá 3,1 nghìn tỉ đô la vào năm 2030 (nguồn: “Forecast: Blockchain Business Value, Worldwide, 2017-2030” của Gartner).

Blockchain có thay thế ERP?

Vai trò trước tiên của ERP là ghi nhận và quản lý các dữ liệu giao dịch (về tài chính, hàng hóa, nhân lực…) để phục vụ hoạch định và điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp. Nó giúp cho các doanh nghiệp chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình nghiệp vụ, nâng cao năng lực quản lý cho đội ngũ lãnh đạo và nhân viên trong tổ chức. Tuy vậy, các hệ thống ERP hiện nay vẫn còn bộc lộ những hạn chế, đặc biệt là trước những nhu cầu tương tác ngày càng chặt chẽ hơn giữa các doanh nghiệp trên toàn cầu. Mức độ tin cậy và an toàn của thông tin thường chỉ được đảm bảo trong giới hạn của cơ sở dữ liệu nội bộ của một doanh nghiệp. ERP hiện nay còn hạn chế trong việc mở rộng giới hạn tin cậy ra phạm vi hệ sinh thái gồm nhiều doanh nghiệp khác nhau.

Blockchain không thay thế ERP trong việc hoạch định và thực thi các bài toán nghiệp vụ. Với ưu điểm về khả năng đảm bảo an toàn và toàn vẹn thông tin, cơ chế xác thực các giao dịch và hợp đồng thông minh dựa trên kiến trúc quản lý hoàn toàn phân tán, Blockchain sẽ giúp ERP mở rộng giới hạn tin cậy trên phạm vi cộng đồng các doanh nghiệp. Khi ứng dụng Blockchain, mỗi thành viên trong chuỗi cung ứng có thể giám sát hàng hóa hoặc sản phẩm liên quan tới mình từ khâu sản xuất cho đến tận kệ hàng bán lẻ, với thông tin chính xác và nhất quán. Blockchain giúp tự động hóa các quy trình nghiệp vụ thực hiện xuyên qua nhiều hệ thống ERP của các đơn vị khác nhau. Do vậy Blockchain sẽ nâng cao khả năng tương tác giữa các hệ thống ERP (cũng như giữa các doanh nghiệp) thay vì chỉ duy trì những hệ thống ERP tách biệt với các phiên bản dữ liệu nhiều khi mâu thuẫn với nhau.

Các hãng cung cấp giải pháp ERP trên thế giới không đứng ngoài sự phát triển mạnh mẽ của Blockchain. Nền tảng công nghệ của ERP được tích hợp với Blockchain nhằm hoàn thiện giải pháp ERP theo xu hướng đó. Có thể kể đến SAP như một ví dụ. Ra đời năm 1972, sản phẩm phần mềm SAP luôn thuộc nhóm những giải pháp ERP hàng đầu thế giới, cả trong các đánh giá kỹ thuật lẫn thương mại. Kể từ năm 2011, khi công nghệ SAP HANA được giới thiệu, nó đã đánh dấu sự thay đổi mang tính cách mạng trong các sản phẩm của SAP theo xu thế CMCN 4.0. Hỗ trợ ứng dụng Blockchain cũng nằm trong chiến lược phát triển này của SAP.

Về mặt giải pháp, SAP cung cấp dịch vụ điện toán đám mây: SAP Cloud Platform Blockchain (SCP Blockchain). Cùng với Blockchain, SAP Cloud Platform cung cấp các dịch vụ khác như ABAP, AI & Machine Learning, Analytics, Collaboration, Data Management, Internet of Things… Hiện nay, SCP Blockchain cho phép tạo các nút mạng và kết nối chuỗi khối trên các nền tảng Hyperledger Fabric, MultiChain và Quorum. SAP sử dụng dịch vụ SAP HANA Blockchain để tích hợp và đồng bộ dữ liệu hai chiều giữa các chuỗi khối và các ứng dụng SAP HANA. Mô hình này cho phép các khách hàng ứng dụng giải pháp quản lý của SAP (như ERP, CRM…) đồng thời có thể tương tác, chia sẻ dữ liệu, thực hiện các giao dịch phức tạp với các đối tác thông qua mạng lưới Blockchain.

Với Blockchain, ERP không còn chỉ là “của riêng” những doanh nghiệp hoặc tổ chức lớn. Nó sẽ làm cho ERP trở nên bình dân để cả những doanh nghiệp nhỏ cũng có thể sử dụng. CMCN 4.0 tạo nên một thế giới phẳng hơn, nơi mà cộng đồng các doanh nghiệp dù quy mô lớn hay nhỏ cũng có thể dễ dàng tương tác để cùng tạo ra giá trị.

Hữu Văn

Tin liên quan: