U-Services – Chuyển đổi số hướng tới doanh nghiệp không giấy tờ

270

Nhờ U-Services các tài liệu được số hóa, trở thành đầu vào của các hệ thống ERP. Từ đó loại bỏ hoàn toàn các loại giấy tờ, rút ngắn thời gian phê duyệt và tăng năng suất làm việc.

Từ BA Online…

Thời điểm 2015 trở về trước, với cách thức quản trị thông thường, cán bộ nhân viên có những yêu cầu dịch vụ nội bộ về hành chính, nhân sự, IT… phải thực hiện thông qua điện thoại, email qua lại nhiều lần. Riêng tại bộ phận IT, nhân viên mỗi ngày phải ghi chép trên file Excel hàng trăm yêu cầu, hàng trăm thể loại lỗi từ các phòng ban…. Hình thức này rất tốn thời gian bởi địa bàn rải rác và các nguyên nhân khách quan khác. Đối với một công ty có quân số hàng ngàn người, để giải quyết các yêu cầu một cách kịp thời và nhanh chóng bằng phương pháp truyền thống là một vấn đề nan giải.

Xuất phát từ thực tế đó, bắt đầu từ năm 2012, sau 2 năm thiết kế trên Excel và 2 năm hiện thực hóa ý tưởng, đến cuối năm 2015, SSC Portal chính thức ra mắt và được triển khai đầu tiên tại FPT Software. Tại FPT Information System, SSC (dưới tên gọi BA Online) là phiên bản nâng cấp hơn của sản phẩm này.

BA Online là hệ thống quản lý dịch vụ nội bộ đang vẫn hành tại FPT Information System. Hệ thống này sở hữu rất nhiều ưu điểm, tối ưu hóa các hoạt động, tiết kiệm thời gian.

Chính thức golive từ ngày 01/01/2018, đến nay, BA Online đã chuẩn hóa các dịch vụ nội bộ của FPT Information System (workflow: quy trình thực hiện công việc, form: biểu mẫu, SLA: cam kết thời gian thực hiện), trở thành kênh tiếp nhận yêu cầu duy nhất, tránh việc trao đổi thông tin qua nhiều kênh khác nhau, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian tiếp nhận và xử lý. Bên cạnh đó, BA Online còn có các điểm mạnh khác bao gồm tự động chuyển yêu cầu tới người phải xử lý, giảm thiểu thời gian tìm hiểu quy trình của cán bộ; dễ dàng giám sát, đảm bảo chất lượng dịch vụ (SLA); dễ dàng cung cấp các báo cáo phục vụ thống kê, tổng hợp, cải tiến dịch vụ.

Kể từ khi đưa vào sử dụng, đã có tổng cộng hơn 100.000 đầu việc được thực hiện trên BA Online.

Kể từ khi đưa vào sử dụng, đã có tổng cộng hơn 100.000 đầu việc được thực hiện trên BA Online; tỷ lệ xử lý các ticket đúng hạn của các dịch vụ mà BA Online cung cấp khoảng hơn 85%; thời gian trung bình lãnh đạo BA HO dùng để phê duyệt thực hiện dịch vụ (theo cam kết SLA là 4 giờ làm việc) là 3 giờ 01 phút; các dịch vụ liên quan đến Jira và hỗ trợ mạng/phần mềm của IT chỉ mất khoảng 2 giờ để hoàn thành,….

Đến U-Services

U-Services là tên gọi thương mại của hệ thống BA Online đang vận hành tại FPT Information System. Hệ thống là sản phẩm nghiên cứu sáng tạo của anh Tô Trọng Hiếu cùng cộng sự tại FPT Information System. Đội dự án đã nâng cấp BA Online trở thành U-Services, một sản phẩm tiềm năng đóng mác “Made by FIS”.

Sản phẩm được tích hợp các công nghệ như: Platform Business Process Management, đặc biệt chỉ FPT mới có, phát triển trên nền Java. U-Services cho phép doanh nghiệp ký điện tử trực tiếp trên mobile và laptop. Thao tác ký số thực hiện liền mạch trên quy trình thay vì cài app riêng rồi kéo thả PDF như các tool chữ ký số trên thị trường. Bên cạnh đó U-Services cũng phép tích hợp với các hệ thống OCR bên ngoài, thông qua API. Các hãng như ABBYY, FSOFT, FSI Việt Nam… Đồng thời cho phép tích hợp với các hệ thống quản lý CRM, nhân sự, tài sản, không hạn chế các phân hệ.

Không chỉ ứng dụng trong tập đoàn, đến tháng 4/2019, “trái ngọt” đầu tiên của U-Service đã xuất hiện khi ký được hợp đồng đầu tiên với bên ngoài cho Tập đoàn Nước giải khát Tân Hiệp Phát. Dự kiến, hệ thống sẽ triển khai 50 biểu mẫu đầu tiên vào ngày 01/7/2019, sớm hơn kế hoạch 2 tháng.

Tập đoàn nước giải khát hàng đầu Việt Nam gọi đây là hệ thống “Duyệt giấy tờ trực tuyến để giảm thời gian chờ” với kỳ vọng giảm thiểu thời gian chờ trình ký, khắc phục những khó khăn khi chờ phê duyệt hồ sơ. Lãnh đạo tập đoàn này tin tưởng với nhiều tiện ích, U-Services sẽ thay đổi môi trường làm việc của Tân Hiệp Phát hiện đại hơn, chuyên nghiệp hơn, tất cả nhân viên đều được tiếp cận công nghệ, thay đổi tư duy và phong cách làm việc.

U-Services là sản phẩm giúp doanh nghiệp chuyển đổi số ở tầm cao. Các tài liệu được số hóa hoàn toàn trở thành đầu vào của các hệ thống ERP. Từ đó loại bỏ hoàn toàn các loại giấy tờ rút ngắn thời gian phê duyệt từ đó tăng năng suất làm việc.

Anh Tô Trọng Hiếu và cộng sự.

Hiện tại, đội sản phẩm đang nâng cấp U-services thêm các tính năng ký số trên mobile và khả năng đáp ứng yêu cầu đa sẻ chia để phù hợp với doanh nghiệp có nhiều công ty thành viên. Các tiện ích của OCR (nhận dạng ký tự quang học) quét chữ viết tay cũng sẽ được tích hợp vào hệ thống. U-Services sẽ được tối ưu hóa để ngày càng trở nên toàn diện nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.

Tô Trọng Hiếu – Như Lạc

Tin liên quan: