ERP là gì?

Tìm kiếm trên Google với từ khoá “ERP” chắc chắn là các bạn sẽ bị choáng với gần 176.000.000 kết quả. Và nếu bạn cũng chưa bao giờ tìm hiểu về khải niệm “ERP” thì việc chắt lọc thông tin từ các kết quả vừa rồi hẳn cũng làm bạn nản chí đôi phần. Do vậy có thể đưa ra định nghĩa ngắn gọn và không khoa giáo về nó như sau:

ERP là một phần mềm (tất nhiên) được sử dụng để quản lý các quy trình vận hành của doanh nghiệp, sử dụng chung hệ thống danh mục và thường là tức thời về mặt dữ liệu

Ở đây để làm rõ hơn cho định nghĩa ta sẽ đi vào chú thích 3 khái niệm:

1. Quy trình vận hành của doanh nghiệp (Business Process)

Một doanh nghiệp muốn vận hành được nó sẽ cần nhiều bộ phận tham gia như Mua hàng, Quản lý kho, Bán hàng, Hành chính, Nhân sự, Kế toán tài chính… mỗi bộ phận đều có nhiệm vụ riêng. Để hoàn thành được các nhiệm vụ sẽ có một hoạt các hoạt động được phải được thực hiện, sự quy chuẩn của các hoạt động này chính là QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ.

Quy trình nghiệp vụ cũng chính là cơ sở đầu tiên để các bộ phận phối hợp với nhau cũng thực hiện vai trò nhiệm vụ của mình.

2. Hệ thống danh mục dùng chung (Master Data)

Lấy ví dụ một cách đơn giản, phần lớn các doanh nghiệp đều có 2 loại danh mục: Danh mục sản phẩm hàng hoá dịch vụ và Danh mục đối tác (khách hàng hoặc nhà cung cấp). Bây giờ chuyện gì sẽ xảy ra nếu cùng một ông khách hàng, phòng kinh doanh thì gọi ông ấy với 1 tên, phòng kế toán lại gọi ông ấy với 1 tên khác? Chắc chắn là mỗi lần xuất hoá đơn hay đối chiếu công nợ, nhân viên của cả hai phòng sẽ đều tốn thời gian để đi tìm và xác minh cho đúng cái ông khách hàng đó rồi.

Hệ thống DANH MỤC DÙNG CHUNG không phải là cái gì ghê gớm cả, đơn giản chỉ là một bộ mã, tên được thống nhất và dùng chung giữa tất cả các bộ phận trong cùng một tổ chức thôi.

3. Tức thời về mặt dữ liệu (realtime)

Realtime dữ liệu một cách đơn giản nghĩa là khi một người dùng cập nhật vào hệ thống thì các bộ phận khác sẽ thấy dữ liệu thay đổi ngay. Tuy nhiên trong định nghĩa tác giả đang thêm từ “THƯỜNG” trước cụm định nghĩa này. Lý do là vì không phải ERP nào cũng thiết kế như vậy, ví dụ như Oracle sẽ chỉ đẩy dữ liệu khi đã chốt số ở phân hệ phụ chẳng hạn.

Và như bia thì có nhiều hãng cung cấp, ERP cũng có rất nhiều nhà cung cấp. Các hãng cũng cấp ERP rất nổi tiếng trên thị trường có thể kể tên như: SAP, ORACLE, MICROSOFT…

BI là gì?

BI là viết tắt của Business Intelligence, một loại ứng dụng được sử dụng trong việc phân tích dữ liệu. Có rất nhiều người nói rắng BI là một loại phần mềm để làm báo cáo và Dashboard. Trên quan điểm cá nhân, tác giả cho rằng điều này đúng nhưng không phản ánh đầy đủ ý nghĩa của một BI tools. Report hoặc Dashboard chỉ là cách thức để truyền tải thông tin đến người ra quyết định, một BI Tools “XỊN” sẽ làm được nhiều hơn như thế.

Cũng như ERP, BI chỉ là tên gọi của một loại phần mềm và thế giới có rất nhiều đơn vị cung cấp BI. Mỗi sản phẩm BI sẽ có các chức năng riêng lẻ của nó nhưng để đáp ứng đủ cho bài toán về phân tích dữ liệu, một sản phẩm BI cần có ít nhất 3 cấu phần phục vụ cho 3 giai đoạn trong phân tích dữ liệu:

  • Kết nối, làm sạch và làm giàu dữ liệu.
  • Phân tích, dự đoán, biểu đồ hoá.
  • Chia sẻ, phân quyền bảo mật và làm tươi dữ liệu báo cáo.

Điểm cốt lõi trong việc sử dụng BI sẽ nằm ở đặc tính SEFT – SERVICE, có nghĩa là khi đứng trước một nhu cầu phân tích báo cáo, người dùng có thể tự tìm câu trả lời với công cụ BI trong tay, không cần thông qua bộ phân IT hay đơn vị triển khai thứ ba. Điều này rất quan trọng và cũng khó để thực hiện do nó phải hội tụ đủ 3 yếu tố:

  • Nền tảng công nghệ thông tin của doanh nghiệp: đây là yếu tố đầu tiên, môn doanh nghiệp còn chưa tin học hoá dữ liệu lưu ở giấy và cũng chưa định hình về mặt tổ chức thì rõ ràng là không nên tìm hiểu BI làm gì. Một cách đơn giản, BI là phân tích dữ liệu, vậy đầu tiên thì bạn phải có dữ liệu đã.
  • Con người: BI chỉ là công cụ. Do vậy sử dụng BI để phân tích thì người dùng phải có tư duy phân tích đã.
  • Công cụ: nếu đã đủ điều kiện thì yếu tố cuối cần có là một BI tools xịn.

Một số các sản phẩm BI nổi tiếng có thể kể tên đến như Tableau, SAP Business Object, Oracle BI, Power BI, Qlik Sence…

Tại sao lại cần ERP và BI?

Phần trên của bài viết đã cắt nghĩa một cách đơn giản và vắn tắt về ERP và BI ở mục trên. Vậy câu hỏi tiếp tiếp theo đặt ra là là tại sao cần triển khai ERP và BI trong doanh nghiệp.

Thật ra thì lợi ích triển khai của ERP có thể thấy ngay trong định nghĩa của nó là: Chuẩn hoá lại quy trình doanh nghiệp, Chuẩn hoá dữ liệu và Realtime dữ liệu. Trong khi đó ích lợi rõ ràng nhất của BI là khai thác và phân tích dữ liệu.

Và bạn thấy đấy, trong khi một sản phẩm có thể thu thập và chuẩn hoá dữ liệu thì sản phẩm có lại có thể cho phép bạn khai thác dữ liệu tốt nhất có thể, vậy nên ERP kèm BI chính là “bia kèm lạc” mà tác giả nói đến ngay từ đầu của topic này.

Có một ví dụ khác để dễ hình dung, việc đi xây ERP giống như đi xây một toà nhà thô. Bạn có thể sẽ tốn rất nhiều công sức để thiết kế, chia phòng, đi dây điện… và chi phí bỏ ra thì cũng chẳng hề rẻ. Tuy nhiên nếu chỉ dừng lại ở việc xây toà nhà thô mà không làm nội thất đẹp, tiểu cảnh đẹp trang trí cho hợp mắt thì chắc chắn là chủ nhà sẽ chẳng thấy vui vẻ gì khi sử dụng căn nhà đó cả. Tiểu cảnh hay nội thật trong câu chuyện này chính là BI.

Có rất nhiều doanh nghiệp sau khi triển khai xong ERP nói một câu vừa đau lòng vừa buồn như thế này: “Anh tưởng ERP nó hoành tráng như thế nào, chứ triển khai xong thấy nhân viên thì kêu mà báo cáo anh xem thì vẫn xấu thế”. Khoan bàn đến tính đúng sai của của câu nói này, tuy nhiên có 1 điểm mà bạn không thể phủ nhận, mọi phần mềm suy cho cùng đều hướng tới mục tiêu là HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH. Để ra quyết định đương nhiên là bạn phải xem báo cáo, bạn xem dashboard, không ai đi xem quy trình chuẩn hoá hay dữ liệu chuẩn hoá cả. Do vậy rất có thể chỉ vì một báo cáo không được đẹp, không được khoa học hay nói túm lại là không được “XỊN” thì vị chủ nhà kia đã quy kết ngay là cả công trình vừa triển khai kia không tốt một chút nào.

Kể câu truyện này để thấy được rằng ERP và BI giống như hai mặt của Hệ thống thống tin trong quản trị doanh nghiệp. Trong khi ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp chuẩn hoá quy trình, dữ liệu thì BI sẽ giúp cho doanh nghiệp khai thác được dữ liệu ấy tốt nhất, nhiều chiều nhất và trải nghiệm cũng là tốt nhất.

Có nhất thiết luôn phải có ERP và BI không?

Bài viết đã lập luận về sự cần thiết của việc có cả ERP và BI trong doanh nghiệp trong mục trên, tuy nhiên hãy nhìn nhận vấn đề theo một khía cạnh khác. Liệu có luôn luôn cần cả ERP và BI trong doanh nghiệp hay không? Liệu có sự chồng chéo và thừa thãi nào khi sử dụng của ERP và BI hay không?

 Với câu hỏi đầu: “Liệu có luôn luôn cần cả ERP và BI trong doanh nghiệp hay không?”. Trên quan điểm cá nhân, tác giả sẽ trả lời là KHÔNG. Bia không có lạc thì bia vẫn là bia, vẫn có thể uống bình thường. Lạc không có bia thì vẫn là lạc, bạn ăn lạc cũng chả sao. Nói vui như vậy là để thấy, bản chất ERP và BI phục vụ các mục đích riêng biệt và cụ thể khác nhau, do đó hiệu quả của triển khai ERP và BI cũng sẽ khác nhau. Trên quan điểm cá nhân, tác giả cho rằng việc kết hợp triển khai là để đạt được HIỆU QUẢ TỐT NHẤT, chứ không bắt buộc phải có. Vì thế tuỳ Theo điều kiện của mình mà các tổ chức có thể lựa chọn triển khai sản phẩm nào, hoặc có thể triển khai cái nào trước cái nào sau trong một dự án tổng thể.

Câu hỏi thứ 2: “Liệu có sự chồng chéo và thừa thãi nào khi sử dụng ERP và BI hay không?”. Về bản chất thì không, tuy nhiên trong quá trình triển khai các hệ thống, rất có thể cách thức triển khai có thể khiến cho 2 sản phẩm này bị trùng lặp thông tin. Thực tế thì mọi phần mềm ERP đều có hệ thống báo cáo của riêng nó, việc liệu chăng các báo cáo này sẽ bị trùng với các báo cáo khai thác ở BI? Để giải quyết câu trả lời này hãy cùng xem một ví dụ. Trong ERP chắc chắn sẽ có Module về quản lý hoạt động bán hàng, sau khi nhập liệu chắc chắn sẽ có ít nhất một báo cáo về DOANH THU. Trong hệ thống BI về phân tích kinh doanh cũng sẽ có ít nhất một Dashboard về DOANH THU vậy hai báo cáo này có bị “dẫm chân lên nhau” hay không? Sẽ là không nếu người triển khai có thể phân tách rạch ròi được tính chất báo cáo như sau:

  • Nếu đó là báo cáo THỐNG KÊ về doanh thu, xem hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng: Hãy xếp báo cáo này vào các báo cáo Tác nghiệp hàng ngày trên ERP.
  • Nếu đó là báo cáo PHÂN TÍCH về doanh thu, so sánh Theo nhiều chiều (thời gian, khách hàng, mặt hàng…) xem dữ liệu theo nhiều tháng hoặc nhiều năm: Hãy xếp báo cáo này vào hệ thống báo cáo BI.

Kết luận

Tổng kết lại bài viết chỉ muốn truyền tải nội dung: ERP và BI không nhất thiết luôn phải có đủ. Tuy nhiên việc triển khai ERP và BI sẽ cho hiệu quả khai thác doanh nghiệp tốt hơn rất nhiều. Trong quá trình triển khai cần phải phân tách được rõ các nhu cầu quản trị để sắp xếp nơi thiết lập nằm trên ERP hay Bi cho hợp lý, tránh việc chồng chéo và lãng phí tài nguyên của cả 2 phần mềm.

Trần Thái Giang – FPT IS

Tin liên quan: