Di chuyển từ máy chủ tệp tin legacy tới kho lưu trữ tệp tin mới nhất hoặc cloud không phải là một công việc đơn giản. Bài viết này sẽ đề cập tới những kiến thức cần có để vượt qua những trở ngại trong quá trình di chuyển đó.
Di chuyển từ máy chủ tệp tin legacy tới kho lưu trữ tệp tin mới nhất hoặc cloud không phải là một công việc đơn giản. Tôi đã dùng LepideMigrator for Document cho một vài dự án, và trong bài viết này, tôi sẽ đề xuất các kiến thức cần có để vượt qua những cái bẫy và trở ngại thường gặp.
1.  Di chuyển từ các môi trường nguồn khác nhau tới các môi trường mục tiêu khác nhau
Rất nhiều công ty chỉ muốn di chuyển một tập hợp tài liệu mà dẫn tới một môi trường lai. Số khác thì muốn di chuyển tài liệu của họ tới nhiều nơi, bao gồm SharePoint online/on-premise, Office 365, One Drive cho Business và Google Drive.
Với quá nhiều kết hợp nguồn – mục tiêu, việc tìm ra một phương thức đúng đắn để chạy những công việc khác nhau cho mỗi cặp là không đơn giản. LepideMigrator for Documents cung cấp một giải pháp cho vấn đề này. Nó không chỉ di chuyển qua lại giữa các kết hợp nguồn – mục tiêu nói trên, mà còn di trú Exchange và Office 365 Public Folders tới SharePoint online/on-premise.
2.  Di chuyển những tệp tin quản lý kém, rời rạc và không có cấu trúc
Việc di chuyển những tệp tin quản lý kém, rời rạc và không có cấu trúc có thể là một vấn đề hóc búa đối với các admin. Tệp tin và thư mục cần phải được tái cấu trúc trước khi tải lên SharePoint hoặc Cloud. Nếu trong doanh nghiệp có một lượng lớn dữ liệu, quá trình này có thể khá khó khăn. LepideMigrator cho phép bạn định hình tệp tin và thư mục cho phù hợp với yêu cầu của môi trường mục tiêu để việc di chuyển trở nên thuận lợi hơn.
3.  Sự bất trắc trong quá trình di chuyển
Sự bất trắc trong quá trình di chuyển có thể nảy sinh từ việc những môi trường mục tiêu nhất định có thể có giới hạn; tên tệp tin không được có những ký tự không hợp lệ, chuỗi kết thúc tên phải tương thích, tên tệp tin và đường dẫn tệp tin phải nằm trong giới hạn cho phép, kích thước tệp tin cũng phải thuộc phạm vi quy định và phần mở rộng tệp không được nằm trong danh sách không bị chặn. LepideMigrator for Documents giúp giải quyết các vấn đề này và xác định thời gian cần thiết để hoàn thiện việc di chuyển.
4.  Xử lý tệp tin và thư mục metadata
Thuộc tính của tệp tin và thư mục là rất quan trọng đối với việc đáp ứng những sự tuân theo trong và ngoài, các bản ghi nội bộ lưu trữ cho những mục đích kiện tụng.
LepideMigrator for Documents cho phép những thuộc tính sau của tài liệu được di chuyển: Name, Title, Created At, Modified At, Modified By, và Created By. Những thuộc tính này thậm chí có thể được thay đổi tại thời điểm di chuyển. Giá trị được đặt bởi SharePoint, một giá trị tùy chỉnh có thể được cung cấp, hoặc nó có thể được ánh xạ với một cột đã chọn trong nguồn.
5.  Không thể lưu trữ những tệp tin / thư mục cùng một trật tự trong mục tiêu
Nếu bạn đang di chuyển một lượng lớn tệp tin và thư mục, bạn có thể rất muốn giữ trật tự gốc của chúng khi chúng được di chuyển tới môi trường mục tiêu. LepideMigrator di chuyển tài liệu có thể ở trật tự ban đầu hoặc không, tùy thuộc vào yêu cầu của người dùng.
6.  Di chuyển chậm
Tốc độ của di chuyển, dù là tới một hệ thống on-premise hay tới cloud, đều được quyết định bởi băng thông mạng và khả năng của ứng dụng. Ví dụ, số lượng máy chủ tệp tin nó có thể kết nối song song, những mục tiêu khác nhau nó có thể di chuyển tới đồng thời và số lượng công việc di chuyển nó có thể chạy tương đương. LepideMigrator được thiết kế đặc thù để giải quyết những chướng ngại này nhằm xúc tiến thời gian di chuyển.
7.  Di chuyển bằng tay ngoài giờ làm việc
Việc thực hiện di chuyển bằng tay đòi hỏi thời gian và sự tập trung. Nếu được làm trong giờ làm việc, nó có thể ảnh hưởng tới công việc của nhân viên ngày này qua ngày khác. Với LepideMigrator, bạn có thể đặt lịch cho sự di chuyển chạy bất cứ lúc nào phù hợp với mình. Việc chạy tự động sẽ xóa tan những lo ngại về thời gian chết.
8.  Di chuyển những loại nội dung khác nhau tại những thời điểm khác nhau.
Tại bất cứ tổ chức nào, dữ liệu on-premise có thể bao gồm nhiều loại khác nhau. Có thể có tệp tin và thư mục lưu trữ trên File Servers, địa điểm, danh sách và thư viện trên SharePoint và có thể có Exchange Public Folders. LepideMigrator cho phép những tài liệu này di chuyển cùng nhau qua việc chạy các công việc di chuyển song song.
9.  Giữ dữ liệu on-premise và cloud đồng bộ
Đối với những di chuyển không cắt ngang, dữ liệu trong các hệ thống premise trên cloud cần phải được đồng bộ. Sự đồng bộ giữa hai danh sách, thư viện và địa điểm trên những máy chủ SharePoint khác nhau có thể đạt được trên LepideMigrator.
10. Tải từ cloud
Đôi lúc bạn có thể gặp tình huống cần tải dữ liệu từ cloud và LepideMigrator cho phép bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Kết luận
LepideMigrator for Documents giúp bạn tháo gỡ 10 vấn đề tiềm năng khó khăn nhất có thể gặp trong quá trình di chuyển tài liệu. Giải pháp này tự động hóa nhiều nhiệm vụ hao tốn thời gian và phức tạp khi thực hiện bằng tay và đảm bảo rằng bạn sẽ di chuyển dễ dàng với bất kể kích thước nào.
_Thuan_
Translator (from English): Thuy Trang
Tin liên quan: